Как правильно научиться планировать свой день: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Как эффективно планировать свой рабочий день — Личный опыт на vc.ru

Я стал учиться правильно планировать и распределять свое время, когда объем рабочих задач вырос настолько, что стало сложно понимать, что делать раньше, что позже, что в промежутке.

{«id»:86300,»url»:»https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den»,»title»:»\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c»,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.

com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den&title=\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c»,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den&text=\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c»,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den&text=\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c»,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect. ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c&body=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

6998 просмотров

Логичный алгоритм рушился, а в моей работе (SEO-продвижение) важно работать по заранее выстроенной стратегии. Планировать рабочее время я начал не сразу, хотя в повседневной жизни без этого никуда: например, все мы планируем, что будем делать после работы, в какое время взять отпуск или когда записаться к врачу. Все это — лайтовая версия управления временем. В работе часто бывает так, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои временные ресурсы. Это потому, что добиваться успеха без плана — это как поехать в путешествие без карты: знаю, чего хочу, но не знаю, как этого достичь. В статье я собрал несколько фактов, которые научили меня планировать время и, возможно, помогут и вам начать это делать.

Все успешные в карьере люди занимаются планированием

На вершине карьерной лестницы — руководящие посты.

Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.

Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.

По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

Задача планирования — найти, на что потратить те 20% усилий, которые дадут 80% результата

Так работает закон Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результата. Если правильно управлять временем, то можно выявить, куда нужно направить эти самые 20% усилий, и сфокусироваться только на них, не распыляясь на все второстепенное.

Какие правила помогают мне в этом:

• Всегда фиксировать цели письменно. Если на бумаге (или в электронном планировщике задач) не обозначена ваша цель, — значит, ее не существует. С этим я однажды столкнулся на работе, когда на собрании генеральный директор спросила, какие задачи я выполнил, а я не смог ответить четко и перечислить выполненные задачи (хотя их было очень много), так как не фиксировал задачи ни в блокноте, ни в планировщике.
• Заранее составлять список задач и действий по их выполнению. Мне это помогло увеличить свою продуктивность примерно на четверть. Особенно легко это оценить, когда у вас много разноплановых задач: от написания статьи до разработки техпроцесса, по которому работает вся компания.
• Дробить большие задачи. Дела, требующие много времени, нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач. Не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее всю последовательность действий и возможные форс-мажоры. Дробление поможет отследить ошибку на одном из этапов задачи в случае, если результат окажется не таким, как вы ожидали.
  Именно планирование позволит вам дробить большие «хочу» на цепочку «могу» и «надо». Вы сможете фокусироваться на самом важном на самом приоритетном для вас. А также отследить, что вы уже сделали за прошлые периоды: получится своеобразный «дневник достижений».
• Расставлять приоритеты и делегировать. Навык фокусировки на главном позволяет не отвлекаться на второстепенные и незначительные задачи. И когда вы овладеете этим навыком, вы решите самые приоритетные задачи, а значит, получите максимальный профит.

Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек.

Он предложил разделять все дела на четыре категории:

1-я: срочные и важные;

2-я: важные, но не срочные;

3-я: срочные, но не очень важные;

4-я: неважные и несрочные.

Рассмотрим эти категории подробнее.

Первая категория «Срочно+Важно» — это первоочередные задачи, которые откладывать нельзя. Если не выполнить их сегодня, то уже завтра они создадут вам массу неприятностей и трудностей на пути к вашей же цели. Из-за этого категория также называется «сектором пожара»: находиться в нем долго чревато неблагоприятными последствиями.

Вторая категория «Важно, но не срочно» — это важные дела, которые приносят наибольшую пользу. Не нужно бежать сломя голову и быстро их делать, здесь у вас есть время продумать грамотные и взвешенные решения.

Третья категория «Срочно, но не важно»— это те задачи, которые вы можете делегировать на других людей. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Приведу пример делегирования дела из реальной жизни.

Например, у меня упал сайт. В принципе, я могу его починить сам, но мне нужно:

• найти информацию, воспринять ее и понять, что делать;
• найти нужные инструменты;
• потратить время собственно на починку;
• снова найти информацию, потому что ничего не заработало;
• снова провести несколько часов, занявшись поиском проблемы.

Куда разумнее делегировать ремонт специалисту, в данном случае программисту. Да, за деньги, но мне не нужно мучиться и заниматься делом, в котором я не являюсь профессионалом и которое мне нужно выполнить разово.

Все, что попало в четвертую категорию, можно смело вычеркивать из списка ваших планов на неделю.

Планируйте свой отдых

Даже та маленькая лошадка из песни мечтала об отдыхе. Нам тоже жизненно необходим отдых. Только не путайте отдых с лежанием на диване. Отдых должен быть активным, чтобы переключиться на новую деятельность и взглянуть на серые будни с нового ракурса. Находиться в стабильном тонусе реально только с регулярным восстановлением сил. Никогда не экономьте на ресурсах, которые вас подпитывают (это может быть общение с семьей или новые знакомства, порция адреналина или тишина и спокойствие). На выходных нужно отдыхать, а по будням — работать. Не перепутайте 🙂

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

AdMe.ru собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2. Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3. Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

Как правильно планировать свой день: 3 варианта

Хочешь быть максимально продуктивным и все успевать? 3 лучших совета, как правильно планировать свое время! Запиши себе.

Наверняка вы неоднократно слышали от своих знакомых или и сами произносили фразы типа: «Я ничего не успеваю!», «Мне мало 24 часов в сутках!», «День пролетел, а я ничего толкового не сделала!» и т. д.

Люди думают, что их проблема в излишне большом количестве дел.

Но в действительности все потому, что они не знают, как правильно планировать свой день, чтобы успеть все и без особого напряга.

Как правильно планировать свое время: что надо знать?

Знаете, как определяет это понятие словарь?

Время – это длительность бытия, которая измеряется секундами, минутами, часами, сутками, неделями, месяцами, годами, то есть, мера длительности каждого совершенного действия.

Вроде бы на первый взгляд все понятно: 1 час состоит из 60 минут, неделя – из 7 дней и т.д.

Но в реальной жизни время воспринимается совсем по-другому.

Вспомните, например, сколько тянется пара у нелюбимого преподавателя?

Явно больше, чем 1 час 20 минут?

Зато чтение интересной книги может захватить настолько, что 3 часа пролетят, как один миг.

10 лучших советов, как все успевать

Мы часто не успеваем справляться с заданиями не потому, что их слишком много или мы глупые, а лишь потому, что не знаем, как планировать свое время максимально эффективно.

Сделать это гораздо проще, чем вы думаете.

Главное, упорство, максимум организованности и немного денег, чтобы купить нужный инвентарь.

Как правильно планировать свой день: подготовка

Если вы регулярно опаздываете, не выполняете свои обещания вовремя, создаете завалы дел на работе, не успеваете осуществлять задания начальника, то от этого страдаете не только вы, но и окружающие.

Ладно, еще близкие родственники и друзья: они отнесутся с пониманием (хотя и их терпение не безгранично), но вот шеф вряд ли будет в восторге от такого сотрудника, поэтому о карьерном росте можно даже и не мечтать.

Но плох тот солдат, что не меряет на себя генеральские погоны!

Кому же охота всю жизнь просидеть на должности секретаря или курьера?

Если вы поймете, как планировать время, то сможете повысить работоспособность и быстро продвинуться по карьерной лестнице.

Для того чтобы начать менять свою жизнь вам понадобятся:

• ежедневник – это может быть блокнот, в который вы будете записывать задания на каждый день, но можно обойтись и обычной тетрадкой, разделенной на две части: для списка дел и посетивших вас идей;
• мобильный телефон, в котором вы сможете создавать напоминалки, например, телефон предупредит вас, что пора заканчивать с проверкой новостей и приступать к готовке ужина и т. д.
• компьютер или ноутбук – они нужны только тем, кто постоянно работает на компьютере – здесь вы сможете создавать разнообразные файлы: «что сделать сегодня», «список заданий на выходные», «что купить в воскресенье» и т.д.

Как планировать свое время: что может помочь?

Вы удивитесь, но существует множество моментов, которые вызывают у человека медлительность, расслабленное состояние и, соответственно, приводят к тому, что за день вы делаете гораздо меньше, чем планировали.

Хорошей организации труда способствуют:

• Безукоризненный порядок на рабочем столе.

  На поверхности не должно быть никаких лишних предметов кроме тех, что нужны вам в данный момент для работы.

  Все остальное прячьте в ящики.

• Чистота и уют дома.

  Если вы работаете дома или не работаете вообще, а лишь ведете домашнее хозяйство, это не повод допускать бардак и хаос.

  Все вещи должны лежать на своих местах, пыль, грязь и пауки – тоже не лучшие помощники.

• Покупая дневник для записей, выбирайте тот, что приносит вам эстетическое удовольствие.

  Вы должны хотеть смотреть на него как можно чаще.

• Просыпайтесь рано.

  Не важно, нужно вам на работу или нет, это не повод валяться в постели до обеда.

  Приучите себя просыпаться достаточно рано и в одно и то же время, чтобы успеть без спешки собраться и подкорректировать список дел на день, составленный с вечера.

• Соблюдайте нормальный режим питания и сна.

  Вечно невыспавшийся человек, страдающий от авитаминоза, просто не сможет работать эффективно.

Эти советы предназначены не столько научить, как правильно планировать свое время, сколько избавить вас от мелочей, на которые мы редко обращаем внимание, но которые существенно тормозят наше развитие.

Как планировать время: схема

Когда мы не хотим что-то делать, мы часто придумываем отговорки, замаскированные под причины.

Эти причины кажутся вполне уважительными, однако за ними скрывается отсутствие желания.

Говоря «у меня нет времени», мы подразумеваем, что текущие дела для нас важнее.

Каждый человек имеет право сказать, что у него нет времени.

Но тогда пусть он спросит себя, что для него действительно важно.

Дело не в том, что у вас не хватает времени, а в том, что вы предпочитаете тратить его на другие дела.

Какой распорядок дня успешного человека?

Я предложу вам три варианта, которые помогут научиться правильно планировать свое время и успевать сделать гораздо больше на протяжении дня.

Вы можете выбрать понравившийся либо разработать свой, скомбинировав несколько схем.

1. Работайте со списком дел.

   На следующий месяц ежедневник – ваше главное оружие в борьбе с неорганизованностью.

   Каждый вечер вы должны составлять список дел, сгруппировав их по мере важности, утром – подкорректировать его, а на протяжении дня неоднократно заглядывать в блокнот, вычеркивая то, что уже выполнено.

   Это гипер эффективный метод, который поможет не только научиться планировать свое время, но и стать более пунктуальным.

   Помните, в одной из статей я рассказывала вам о своей подружке Яне, которая при помощи ежедневника поборола привычку опаздывать?

2. Используйте максимально эффективно каждую минуту.

   Да, иногда жизнь подбрасывает нам неприятные неожиданности: мы можем застрять в пробке или лифте, неожиданно могут отключить свет, зависнет компьютер и т.д.

   Все это нужно воспринимать как неизбежность и не поддаваться панике!

   Переключитесь на выполнение другого дела.

   Просто почитайте полезную книжку или расслабьтесь и послушайте приятную музыку, чтобы организм восстановился и вы могли быстро наверстать упущенное время.

3. Стройте реальные планы и не давайте пустых обещаний.

   Некоторые люди мало успевают, просто потому что слишком много на себя берут.

   В итоге получают завалы невыполненных дел.

   Оценивайте реально свои возможности, обязательно сортируйте все задания по мере их важности: те, которые требуют выполнения в первую очередь и те, что можно отложить.

   Не стесняйтесь сказать начальнику, что статья о беженцах требует длительного сбора информации, поэтому заметку о ремонте городской канализации вы напишите завтра с утра и т.д.

Отличными советами по планированию своего времени

делиться известный видеоблогер

Alexsandr Kuskov

Смотрим и берем на заметку!

Но наиболее просто научиться правильно планировать свой день — поможет железная самодисциплина!

Попробуйте на протяжении месяца следовать строгому распорядку дня, вставать и ложиться в одно и то же время, не поддаваться слабостям типа «пойду поваляюсь», планируйте каждую свою минуту, следуйте составленному графику и очень скоро вы заметите, насколько эффективным стал каждый ваш день.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Автор статьи

Редактор портала Info-Profi, преподаватель истории и обществознания со стажем 22 года. По второму образованию юрист.

Написано статей

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.   

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2.

Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Как научиться планировать свой день чтобы все успевать

Главная » Разное » Как научиться планировать свой день чтобы все успевать

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день.  

• Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

• Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
• В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
• Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

• синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

• Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

• В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

• Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения.  

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

• Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

1. План на день.
2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
3. Долгосрочный план на годы.
4. Генеральный план достижения глобальной цели.
5. Глобальная жизненная цель.
6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.

• Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

1. План на день.
2. План на неделю / месяц.
3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура	Расшифровка
S — Specific	Конкретность
M — Measurable	Измеримость
A — Attainable	Достижимость
R — Relevant	Уместность
T — Time-bound	Ограниченность во времени

Цель должна быть:

• Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
• Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
• Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
• Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
• Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

• К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

 

3 совета, которые помогут спланировать свой день при управлении проектом

Перейти к содержанию

• Домой
• Функции
  • Диаграммы Ганта
  • Панели мониторинга
  • Планирование
  • Планирование
  • Учет времени
  • Отчетность
  • Agile Управление задачами
  • Программное обеспечение для управления ресурсами
  • PPM
  • Посмотреть все…
• Решения
  • Команды ИТ и разработчиков
  • Команды профессиональных услуг
  • Команды управления проектами
  • Строительные команды
  • Все команды
• Ресурсы
  • Обзор продукта
  • Запросить демонстрацию
  • Training Academy
  • О нас
  • Блог
• Войти

,

Как запланировать мероприятие

Ищете, как спланировать мероприятие, или совет по планированию мероприятия?

Вы пришли в нужное место.

Мы видели множество мероприятий организаций за эти годы, и есть десять шагов, которые мы определили как ключ к успеху.

Хотя мы не можем определить все детали, о которых вам нужно будет подумать, поскольку многое будет зависеть от типа мероприятия, которое вы проводите, мы можем предложить некоторые передовые методы, которым важно следовать для любого мероприятия.

Мы надеемся, что следующее станет отправной точкой для вашего планирования мероприятия — и без лишних слов, вот десять шагов!

1. Разработайте цель и задачи мероприятия

Самый первый шаг в планировании вашего мероприятия — это постановка осязаемой цели и задач.

Во-первых, спросите себя: W А вы организовываете это мероприятие и чего надеетесь достичь?

Если вы знаете ключевые цели своей организации перед планированием, вы можете убедиться, что каждая часть вашего мероприятия оптимизирована для достижения успеха.

Вы пытаетесь привлечь внимание к делу или собрать заранее определенную сумму пожертвований для своего следующего проекта? Вы надеетесь привлечь 50 или 500 гостей?

Постановка цели с количественными показателями успеха облегчит вашей команде обеспечение ее достижения.

«Определение списка материальных и нематериальных целей вашего мероприятия может дать вам лучшее представление о ваших потребностях в управлении мероприятием. Ваши реальные цели могут заключаться в том, чтобы привлечь 500 посетителей, продать 100 товаров на мероприятии или собрать 1 миллион долларов на благотворительность. Ваши нематериальные цели будут способствовать достижению этих осязаемых целей и могут включать повышение осведомленности о продукте или причине или набор добровольцев ».

Доктор Юаньюань Чжоу, соучредитель Whova

2. Организуйте свою команду

Любое мероприятие требует согласованных усилий команды, чтобы обработать все детали.Рассмотрите возможность определения одного ключевого менеджера мероприятия или председателя мероприятия, а также отдельных председателей подкомитетов, например:

• Управление объектами;
• динамика;
• развлечения;
• гласности;
• спонсора;
• и волонтерское управление.

Назначение отдельных ролей членам команды создает систему подотчетности, а также предотвращает отвод задач на второй план. Кроме того, это позволит вам делегировать полномочия — но не забывайте учитывать встречи комитетов в расписании вашего мероприятия!

«Проведение мероприятий высокого качества требует поддержки на всех уровнях организации.Чтобы создать по-настоящему незабываемые впечатления, вам понадобится поддержка со стороны вашей исполнительной команды вплоть до сотрудников на месте проведения мероприятий ».

Билл МакГлэйд, CEM, вице-президент по работе с клиентами в Personify A2Z Events

3. Составьте свой бюджет

Определение бюджета вашего мероприятия — одна из самых важных частей планирования мероприятия. Я видел, как многие отличные идеи остаются на обочине, потому что команда, которая изначально их придумала, забыла принять во внимание свой бюджет, прежде чем приступить к планированию.

Некоторые из важнейших расходов, которые вам необходимо включить в свой бюджет:

• Место проведения: Эта стоимость должна включать аренду, а также любую страховку, которую вам необходимо приобрести.
• Еда и напитки: Это поле говорит само за себя. Однако помните, что от суммы, которую вы можете себе позволить, может зависеть и количество билетов, которые вы сможете продать.
• Развлечения: Это поле можно настроить так, как вам нужно — независимо от того, выделено ли оно для выступающих, ди-джея или даже говорящей свиньи, убедитесь, что у вас есть место для маневра для расходов на проезд и проживание, а также для любой компенсации ,
• Декор: Вы выберете тему каменной кувшины, сделанную своими руками, или что-то более интересное? Предварительное определение затрат поможет вам определить, какую из них вы можете себе позволить.
• Персонал: Об этой категории часто забывают, но она важна для учета транспортных расходов и расходов на проживание вашего персонала, особенно если вы уезжаете из города. Даже составление бюджета рабочего времени сотрудников (на что они бы тратили время, если бы они не работали над этим мероприятием?) Может помочь вам решить, стоит ли этого дополнительная встреча.
• Marketing: Независимо от того, решите ли вы продвигать свое мероприятие через Facebook или придерживаетесь старой школы, развешивая листовки по всему городу,
• Программное обеспечение: Если вы еще не платите за какое-либо программное обеспечение для управления событиями, подумайте о том, чтобы включить его в свое планирование мероприятия.
• A / V: От проекторов до Wi-Fi и динамиков — эта категория включает в себя самые разные расходы.
• Разное: Даже самое хорошо спланированное мероприятие потребует дополнительных затрат.Учет их в своем бюджете гарантирует, что вас не поймают врасплох.

Даже если некоторые из этих элементов еще не являются фиксированными расходами — например, если вы еще не выбрали место проведения — важно помнить о максимальной сумме, которую вы можете позволить себе потратить, прежде чем принимать эти решения.

Как увеличить количество регистраций на мероприятия и денежные средства, полученные от некоммерческой организации, ассоциации или клуба:

4.Установите дату

Дата может быть уже предварительно установлена ​​для повторяющегося события, но если это новое событие, обязательно учтите следующее, прежде чем утверждать дату:

• Дайте себе достаточно времени! В идеале у вас должно быть 4-6 месяцев для планирования, если не больше (в зависимости от характера вашего мероприятия)
• Будьте осведомлены о государственных и религиозных праздниках
• Избегайте периодов школьных каникул (зимние, весенние и летние каникулы)
• Уточняйте даты с ключевыми участниками — спикерами, ведущими, VIP-гостями и т. Д.

5. Создание генерального плана мероприятия

Когда у вас будет хорошее представление обо всех расходах и сроках, связанных с вашим мероприятием, пора приступить к реальному плану! Создание генерального плана мероприятия позволит вам убедиться в том, что все аспекты будут соблюдены, а также упростит координацию с волонтерами и членами комитета мероприятия.

Ваш генеральный план мероприятия должен охватывать все аспекты мероприятия, в том числе:

• Организация объектов, логистика и организация питания (контракты, разрешения, страхование и т. Д.)
• Спикеры и докладчики (определение, подтверждение, логистика и управление)
• Мероприятия и развлечения
• Реклама и продвижение (онлайн и офлайн, например, веб-страницы и онлайн-продвижение; календари мероприятий; печатные программы; связи со СМИ; вывески; социальные сети и т. Д.)
• Регистрация (онлайн-регистрация, оплата и отслеживание; вход на сайт и т. Д. )
• Управление спонсорами и партнерами
• Управление и обязанности волонтеров

Планируя свое мероприятие, подумайте также о создании подробной временной шкалы, чтобы все двигалось плавно.Укажите, когда необходимо предоставить какие-либо разрешения или страховые полисы, когда заканчивается регистрация, и подробный график дня.

Хотя может возникнуть соблазн сказать: «Это все в моей голове! Все будет хорошо!» и не беспокойтесь о том, чтобы все это записывать, будьте осторожны: такой менталитет значительно усложнит вам задание ответственности. Кроме того, будет сложнее вспомнить, что вы сделали для следующего мероприятия, поэтому сделайте себе одолжение в будущем и сохраните все записанное.

Наконец, если вы или ваша организация уже проводили предыдущие мероприятия подобного типа, просмотр любой документации, существующей на этом этапе, может помочь вам убедиться, что вы ничего не упустили.

Убедитесь, что все ваши действия и услуги рассчитаны на размер вашей аудитории. Раньше мы открывали несколько открытых баров для наших мероприятий, и один бармен готовил каждому напиток с нуля. Очередь становилась такой длинной, что наши посетители разочаровывались.Мы знали, что нам нужно найти лучшее решение, но не могли позволить себе нанять другого бармена, поэтому решили заранее приготовить большие партии коктейлей. Это значительно сократило очередь, и нашим посетителям понравились напитки, которые мы приготовили! При создании генерального плана постарайтесь увидеть, сможете ли вы где-нибудь сократить расходы с помощью DIY. Также помните, что с новыми приложениями, такими как TaskRabbit и Craigslist, вы часто можете найти талантливого человека, который может предоставить услугу гораздо дешевле, что значительно упростит вашу жизнь при планировании и проведении мероприятия.

Сиара Хаутау, ведущий специалист по стратегии цифрового маркетинга, Fueled

6. Забронируйте место проведения

Как только вы выберете дату, важно как можно скорее забронировать место проведения. Для вашего мероприятия необходимо указать дату и место, прежде чем вы сможете начать рекламу, поэтому эту задачу необходимо выполнить как можно раньше в период планирования.

(Обратите внимание, что некоторая гибкость в выборе даты также может помочь вам на этом этапе и открыть более широкий спектр мест.)

При выборе места проведения мероприятия следует учитывать следующие факторы:

• Доступность. Есть ли в помещении входы для инвалидов и лифты? Есть ли туалеты для мужчин и женщин? Будет ли у вас место для переводчиков? Этот и многие другие факторы влияют на выбор пространства, в котором все участники будут чувствовать себя комфортно.
• Размер. Для мероприятия на 50 человек потребуется совсем другое пространство, чем для мероприятия на 500 человек.Кроме того, подумайте, нужны ли вам отдельные комнаты для секционных заседаний или чего-то подобного.
• Парковка. Есть ли парковка или легко добраться на общественном транспорте?
• Страхование. Вам нужно будет приобрести отдельную страховку? Каковы их правила ответственности?
• AV. Если вашему мероприятию нужны динамики и микрофоны, убедитесь, что их легко установить в доступном пространстве.То же самое касается доступа к Wi-Fi (и подключения к мобильному телефону!) Или любых других технологических потребностей вашего мероприятия.
• Затраты. Какую сумму залога запрашивает заведение? Будут ли дополнительные расходы? Сколько вы получите обратно, если вам (не дай бог) нужно будет отменить?

Не верьте всему, что видите в Instagram или Pinterest. Это печальная реальность, с которой мы сталкиваемся, но эта индустрия становится все более креативной с точки зрения маркетинговых материалов.Они знают, какие фотографии нужно использовать, под правильным углом для фотографирования, как правильно редактировать фотографии, чтобы помещения выглядели больше, чище и красивее. Поэтому мы советуем лично посетить это место, лично встретиться с вашими поставщиками и уделить время должной осмотрительности. А если у вас нет времени, наймите подходящего специалиста, который будет работать над обеспечением этих компонентов от вашего имени.

Лорен Греч, генеральный директор и соучредитель LLG Events

7.

Брендируйте свое мероприятие

Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие выделялось, вам нужно выбрать своевременную и убедительную тему, которая отличает вас от конкурентов.Это означает, что вам нужно придумать динамичную общую тему, и вам нужно очень внимательно относиться к фактическому имени, поскольку оно может быть ключевым фактором привлечения внимания, особенно в онлайн-СМИ.

• Имена мозгового штурма: Когда вы обдумываете название события, подумайте о следующем:
  • Чем ваше мероприятие отличается от других мероприятий в вашем секторе?
  • Что вы надеетесь передать этим событием?
  • Каковы основные составляющие вашего мероприятия?
• Создайте слоган: После того, как вы придумали название, попробуйте также придумать слоган — короткий запоминающийся слоган, описывающий событие.
• Разработка логотипа: Последним шагом будет создание логотипа, представляющего ваше мероприятие. Логотип может быть эффективным инструментом брендинга, предлагая немедленное узнавание вашего мероприятия во всех ваших рекламных и рекламных материалах (например, футболках, бутылках с водой, сумках и т. Д.).

Когда у вас есть свое имя, слоган и логотип, используйте его во всех своих маркетинговых материалах, чтобы люди, незнакомые с вашей организацией, начали узнавать ваш бренд — и помнить, что мероприятие происходит!

Помимо названия события, слогана и логотипа, создайте хэштег для всех ваших маркетинговых материалов и для посетителей, которые будут использовать его при обсуждении вашего мероприятия в социальных сетях.Чем короче, тем лучше, но он также должен быть уникальным.

Например, если ваше мероприятие — Национальная конференция собак, вы можете создать хэштег, например # NCDwoof2019. Он уникальный, запоминающийся и короткий.

Во время мероприятия назначьте кого-нибудь для отслеживания живых сообщений с помощью хэштега: «лайкать» сообщения Facebook, «ретвитнуть» твиты и т. Д., Чтобы усилить шумиху во время события.

После мероприятия вы можете искать в каждой отдельной социальной сети посты, содержащие ваш хэштег, чтобы получить отличный отчет после мероприятия.

Николь А. Мейерсон, основатель, Project Parity

10. Определение рабочего дня процессов

После того, как вы подготовили все, что происходит вокруг мероприятия, следующим шагом станет отслеживание порядка самого мероприятия и планирование вашей программы.

Чтобы быть готовым ко всему, подготовьте план, который проведет вас в течение всего дня от установки до очистки.Включение каждой детали, даже самой маленькой, поможет вам почувствовать, что у вас все под контролем!

Вот небольшой пример того, как может выглядеть что-то вроде этого:

,

7 шагов, чтобы сосредоточиться на самом важном

0

Последнее обновление 9 июня 2020 г.

На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

Вы когда-нибудь чувствовали, что в неделе просто не хватает времени, чтобы выполнить все, что вы хотите сделать?

В воскресенье вечером вы можете подумать, что у вас впереди целая неделя, чтобы поработать над своими проектами, встретиться со старым другом, получить предложение, в дополнение ко всем типам вещей по дому, которые просто ожидая завершения.

Но почему-то — и это никогда не подводит — вы моргаете, и наступает пятница.

Я так часто говорю себе и другим людям, что у меня просто нет времени делать XYZ– и . Я испытываю стресс из-за того, что я мало сплю, потому что мне нужно не ложиться спать, чтобы закончить повседневные вещи.

Это заставляет меня задуматься, как люди, у которых на тарелке даже на вещей больше , чем у меня, вообще работают.

В последнее время я стал более объективным в своем еженедельном расписании, чтобы сократить те короткие промежутки времени, которые тратятся впустую и складываются в итоге.Я стал строго организовывать свой график и обнаружил, что теперь могу прожить неделю, чувствуя себя более совершенным, чем когда-либо прежде.

( Боковое примечание: еще один положительный способ улучшить свою жизнь — это читать и узнавать что-то новое каждый день. Отличный инструмент для этого — присоединиться к более чем 1 миллиону других людей и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ информативных новостей от этот веб-сайт . )

В этой статье я проведу 7 шагов, которые покажут вам, как спланировать свою неделю таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно, чтобы вы могли более эффективно и эффективно использовать свое время ,

Давайте перейдем к делу.

7 шагов к планированию недели

1. Взгляните на картину в целом.

Рекомендуемое время: 1 час

В воскресенье вечером перед началом недели (или в любое удобное для вас время) просмотрите всю свою неделю на одной странице, ведете ли вы свое расписание в дневнике. наберите в планировщике или в приложении.

Какие события выдаются на этой неделе, что не является рутинным? У вас есть какие-то большие сроки, которые нужно соблюдать? Каковы ваши приоритеты? Где у вас есть место, чтобы добавить что-то незапланированное, что может произойти?

Также посмотрите, есть ли что-нибудь, что отличает эту неделю от других.Может быть, вам нужно отправиться в командировку или подготовиться к тому, что гости придут к вам домой на выходных. Или, может быть, вы идете на прием к врачу прямо в среду. Просто посмотрите на картину в целом, чтобы понять что-нибудь необычное.

Наконец, подумайте о своих целях на неделю. Независимо от того, являются ли это личные или профессиональные цели, посмотрите на свое визуальное представление о предстоящей неделе, чтобы увидеть, где вы можете потратить некоторое время на достижение этих целей. Вам пока не нужно устанавливать это время в камне, но помните об этих целях, продолжая планировать свою неделю.

2. Отметьте повторяющиеся события.

Рекомендуемое время: 10 минут

Отметьте повторяющиеся временные блоки, на которые вы выделяете время каждую неделю. Это может быть еженедельное собрание персонала или что-то еще, связанное с работой, но важно помнить и о личных повторяющихся событиях, которые вы также цените.

Может быть, вы ходите в спортзал на час каждый день или проводите полчаса ночью за чтением или игрой со своим ребенком.Что бы вы ни ставили в приоритет в своей жизни, помимо карьеры или повседневных обязанностей, выделите время для первых .

Относитесь к этим временным блокам, как к любой другой встрече, и храните их в камне. Зачем? Потому что вы не можете вращать личную жизнь вокруг рабочего графика. Конечно, вы, вероятно, придерживаетесь разумного рутинного рабочего графика каждую неделю, но в то время, которое предназначено для проведения времени с семьей или занятия хобби, которые вам нравятся, эти вещи не могут отойти на второй план.

Фактически, Forbes отмечает, что сожаление №1, которое люди испытывают в конце своей жизни, так много работает за счет своей семьи. Кроме того, в книге Бронни Уэр «Пять главных сожалений умирающих: жизнь, преображенная дорогим уходом» она рассказывает о своем опыте работы в сфере паллиативной помощи и о том, как ее пациенты часто выражали сожаление о том, что потратили так много времени и энергии на лечение. работать вместо того, что действительно имело для них значение.

Найдите время для себя, своего здоровья и своей семьи — и придерживайтесь этого.

3. Планируйте свои большие обязательства.

Рекомендуемое время: 20 минут

Слышали ли вы об аналогии с камнями, камнями и песком для управления временем? Эта аналогия ссылается на тот факт, что когда вы наполняете банку камнями, она становится полной. Затем, если вы добавите немного гальки, способной перемещаться по камням, чтобы заполнить промежутки, банка все равно будет полной. Наконец, если вы добавите в банку песок, чтобы заполнить еще более мелкие зазоры, банка на останется заполненной на .Однако, если вы удалите песок и гальку, у вас все равно останется банка, которую можно считать полной.

Камни в этой аналогии представляют самое важное в вашей жизни. Это может быть большой проект, над которым вы работаете, ваша семья, ваше здоровье — все, что является основным направлением вашей жизни и действительно придает ей смысл.

Камешки олицетворяют в вашей жизни то, что добавляет смысл, но приходит и уходит. Это такие вещи, как друзья, хобби и домашние проекты.

Песок представляет собой небольшие дела, которые вы выполняете, например, выполнение поручений или даже просмотр телевизора. Ваша жизнь все еще имела бы смысл, если бы песок был вынут из вашей банки (то есть, если вы не попали в химчистку сегодня, ваша жизнь не потеряет свой смысл).

Вы хотите спланировать свою неделю вокруг своих камней. Помимо того, что вы проводите время с семьей и делаете то, что является для вас ценным, например, упражняетесь или практикуете свою духовность, вы должны учитывать большие задачи, которые имеют отношение к тому, что вы делаете в жизни прямо сейчас .Например, если вы студент, то выделение времени на учебу станет препятствием в вашем расписании, потому что это очень важно для достижения долгосрочной цели.

4. Заполнить пробелы.

Рекомендуемое время: 20 минут

Помните шаг 1, когда вы уделили несколько минут тому, чтобы подумать о некоторых своих целях на неделю? Вот где они вступают в игру. Это может быть так же просто, как совершить большую поездку за продуктами, потому что у вас закончилось много предметов первой необходимости, заменить масло или, наконец, заняться поломкой [заполните поле], которая сводила вас с ума в течение нескольких недель.

После этого у вас будет все время в вашем расписании на неделю. Это не означает, что вы будете активно заняты каждую секунду каждого дня, так как вы также можете выделить время для перерывов или для чтения книги для удовольствия, это просто означает, что вся ваша неделя организована таким образом, чтобы помочь вы эффективно продвигаетесь к своим целям и сохраняете смысл в своей жизни. Ваша неделя запланирована со структурой.

Планирование с учетом ваших крупных обязательств позволит вам достичь ваших долгосрочных целей.

Вы можете (и должны) также запланировать некоторое буферное время, чтобы учесть возможные задержки, такие как трафик или слишком долгая встреча. Слегка распределите свои обязательства, чтобы они не слились воедино к концу дня. План того, как вы проведете неделю, поможет вам разработать план атаки.

5. Обращайтесь с неожиданно возникающими вещами сразу, пока они не вышли из-под контроля.

Время Рекомендуемое: столько, сколько потребуется

После того, как вы составите для себя этот строгий график, неизбежно возникнут вещи, которые вас сбивают с толку. Если это что-то, что вы можете делегировать кому-то другому или действительно можете отложить на другой раз, то сделайте это. Однако, если в то время это что-то может показаться незначительным, но может обернуться катастрофой для вас и вашей семьи, если вы оставите это без присмотра, найдите время, чтобы разобраться с этим немедленно.

Например, предположим, что вы испытываете боль в груди, получаете письмо из налогового управления, учитель вашего ребенка звонит с некоторыми проблемами или хороший друг звонит вам посреди ночи с какими-то глубоко личными проблемами.

Может показаться, что эти сценарии можно отложить всего на несколько дней, особенно если у вас нет времени разобраться с ними прямо сейчас. Тем не менее, все эти случаи могут быстро превратиться в катастрофу, из-за которой повседневные задачи, которые вы выбрали в качестве приоритетных, когда событие началось изначально, кажутся довольно незначительными.

Если возникает проблема, подобная перечисленным выше, задайте себе несколько вопросов, прежде чем принять решение игнорировать ее. Что самое худшее, что может случиться, если я отложу его на более поздний день? Как ситуация может негативно повлиять на мою семью или друзей? Какие менее важные задачи у меня в расписании на сегодня, которые я могу отложить в сторону? Какие простые вещи я могу сделать, чтобы решить эту проблему сегодня? Если сегодня я ничего не могу с этим поделать, когда я смогу решить эту проблему?

Быстрый уход за вещами и обращение с ними сэкономят вам время и стресс в долгосрочной перспективе.

Хотя эти сценарии могут быть неудобными и могут нарушить ваш день, немедленное рассмотрение их может сэкономить ваше время и стресс в долгосрочной перспективе. По прошествии времени ваша мотивация будет падать, и ваш прогресс будет падать, поэтому примите меры как можно скорее.

Подобно этому, но, возможно, менее критично, выполняет любую быструю задачу, которую необходимо выполнить немедленно. Идея здесь в том, что если вы игнорируете мелкие вещи, которые встречаются на вашем пути, думая, что они не важны или вы можете просто вернуться к этому позже, они все накапливаются и в конечном итоге становятся большим бременем.

Например, вы закончили завтракать и бросили блюдо в раковину, чтобы с ним заняться позже. Однако, как только наступит «позже», и вы проделаете это 20 раз, вам придется выделить значительное количество времени, чтобы помыть посуду. Если возникнет что-то, на выполнение которого у вас уйдет меньше двух минут, просто найдите время и сделайте это прямо сейчас. Поступая так последовательно, вы не получите длинный список черных дел, которые необходимо выполнить.

6. Делайте ежедневный обзор.

Рекомендуемое время: 5-10 минут, два раза в день

Каждое утро взгляните на свой день.Подумайте о задачах, которые поставлены на определенное время, и быстро составьте мысленный план того, сколько времени вам понадобится, чтобы добраться туда, и, следовательно, сколько времени вам нужно, чтобы покинуть одно место, чтобы добраться до другого. Затем подумайте обо всем, что нужно решить как можно скорее, например о сообщениях об экстренной связи, о быстром звонке любимому человеку в день его рождения или записи на прием к врачу.

Тогда, в отношении блоков времени, которые вы отвели для своих «камней», какие конкретные задачи вы можете выполнять, чтобы эффективно использовать свое время? Таким образом, вы берете большие отрезки времени и конкретизируете их с подробными целями.

Посмотрите на все, что может занять больше времени, чем ожидалось, и как это повлияет на остаток вашего дня. Есть ли у вас место для маневра или есть что-то, что вы могли бы предварительно отложить на завтра, если бы это произошло?

Посмотрите на свои задачи 80/20, а также на то, что у вас есть в расписании на день, чего вы в основном боитесь. Вы хотите, чтобы все это было сделано как можно скорее. Это поможет вам эффективно проводить время, работая над достижением целей. и помогут вам не откладывать то, что нужно завершить.

Во-первых, вы хотите получить максимальные результаты с наименьшими усилиями, и именно здесь вступает в игру правило 80/20. После того, как вы сможете точно определить, какие 20% ваших задач приводят к 80% ваших результатов, сосредоточьтесь на этих критических задачах. Вы должны тратить время на это каждый день, чтобы эффективно использовать свое время.

Делай свой ежедневный обзор, ты должен относиться к своему еженедельнику как к живому документу.

Во-вторых, если есть какие-то задачи, которых вы просто не можете избежать, сначала вычеркните их из списка, чтобы не отталкивать их.Эти ужасные задачи могут быть личными или профессиональными. Вам нужно перезвонить недовольному клиенту? Сделайте это с утра. Позвонить свекрови с Днем Рождения? Просто сделай это. Уберите это из своего списка и выбросьте из головы, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, на которых хочет, чтобы сосредоточился.

Тогда вы собираетесь повторить этот период проверки, когда ваш день закончится. Чего вы добились? Что еще не сделано? Какие препятствия вы сможете избежать завтра? Произошло ли сегодня что-нибудь, что повлияет на ваш план на завтра?

Вы должны относиться к своему еженедельному плану как к живому документу, поэтому вам, возможно, придется переделывать кусочки головоломки несколько раз в течение недели. Матрица Эйзенхауэра — очень полезный инструмент, который вы можете использовать при попытке изменить свое расписание, особенно если оно кажется переполненным. Этот инструмент поможет вам определить ваши срочные и важные задачи вплоть до задач, которые вы потенциально можете устранить.

Чтобы улучшить планирование недели, вот несколько бесплатных шаблонов еженедельного строгального станка, которые помогут вам лучше организовать работу.

7. Оставайтесь последовательными.

Следите за своим расписанием. Если вы собираетесь потратить время на планирование своей недели так, чтобы она была продуктивной и в конечном итоге преуспела в достижении своих целей, вы не можете позволить себе упустить ситуацию.Это не только соблазнит вас выбросить все это из окна и начать тратить свое время непродуктивно, но и повлияет на вашу способность действовать в дальнейшем.

Если вы будете оставаться последовательными, планируя свою неделю и придерживаясь своего графика, вы обнаружите, что у вас больше мотивации, и вы начнете выполнять больше задач, чем вы когда-либо предполагали. Это чувство направления и структуры даст вам чувство покоя, потому что вы определите время и место для всех своих обязательств.Если вы начнете отставать, вся ваша неделя может испариться — и именно тогда вы начнете говорить себе, что у вас нет времени что-либо делать.

Последние мысли о том, как спланировать свою неделю

Если вы постоянно добираетесь до полудня пятницы и задаетесь вопросом, куда прошла неделя, попробуйте этот метод создания плана. Это поможет вам в конечном итоге сосредоточиться на действительно важных вещах в вашей жизни, а не тратить время на мелкие, незначительные задачи, которые излишне превратились в большие дела.

При планировании недели начните широко, а затем переходите к деталям. Будьте готовы проявить гибкость и научитесь расставлять приоритеты для своих задач таким образом, чтобы у вас было время сосредоточиться на том, что для вас наиболее важно. Если взглянуть на свое расписание таким более «техническим» подходом, вы сократите время, которое вы тратите на бесцельную «работу» в течение недели.

Наконец, если вы хотите еще один позитивный способ улучшить свою жизнь, читайте и узнавайте что-то новое каждый день.Отличный инструмент для этого — присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ, информативных новостей с этого веб-сайта .

Конни Стеммле — профессиональный редактор, писатель-фрилансер и писатель-призрак. Она имеет степень бакалавра в области маркетинга и степень магистра в области социальной работы. Когда она не пишет, Конни либо проводит время со своей 4-летней дочерью, занимается бегом, либо прилагает усилия в своем сообществе для обеспечения социальной справедливости.

.

Как правильно планировать свой день [Пример от бизнесмена]

Как я пришел к планированию

Идея о том, что пора начать управлять своей жизнью, пришла ко мне в голову в тот момент, когда мой распорядок дня был максимально сумбурным.  

Я просыпался в полдень и хватал телефон, чтобы прочитать сообщения о работе: клиенты, сотрудники, контрагенты — все будто бы ждали, когда я проснусь и примусь решать проблемы. С тяжелой от огромного числа задач я принимался за завтрак. Параллельно обдумывал деловые вопросы, игнорируя жену. По дороге на работу меня мучила совесть, что я снова вел себя как сухарь. На работе время пролетало незаметно — разобраться с накопившимися делами удавалось лишь к полуночи.

Выжатый как лимон, отправлялся домой, катая спортивную сумку на заднем сиденье «вхолостую». Какая тут тренировка: добраться до постели после такого дня — тот еще фитнес. Дома сил хватало лишь на то, чтобы поужинать, рассеянно слушая жену, и лечь спать. 

В какой-то момент я понял, что так продолжаться не может: в такой суматохе я не успеваю ни уделить времени родным, ни эффективно работать. 

Мой хороший знакомый посоветовал начать вести планы и поработать над распорядком дня. Скажу честно, на тот момент я относился ко всему этому очень скептично. Зачем нужно тратить время на прописывание дел, если они и так все у меня в голове? Но ситуация была критичная, пришлось переступить через себя.

На первые мои планы без слез не взглянешь — а уж если вспомнить, как я их писал, становится совсем грустно. Никто ведь никогда не говорил мне, как нужно составлять планы и распределять задачи. 

Планирование, как 4 параллельных операции

Только со временем я понял, что вся работа по планированию делится на 4 фронта:

• Расстановка приоритетов. Важно научиться определять, какие задачи требуют внимания, какие могут решиться сами, какие можно делегировать или отложить «на потом». Чтобы классифицировать все дела по этим группам, важно относиться ко всему максимально критично, «взвешивать» затраченные усилия и результат.
  
• Выбор важных задач. Выбрав приоритеты, можно перейти к их дроблению на операции, выполняемые в рамках одного дня. При этой работе в ход идет учет конкретных обстоятельств — позволит ли грядущий день реализовать запланированное или нет.
  
• Поиск лучших путей их решения. При планировании нужно не только определять, что сделать, но и продумывать, как это выполнить. Выбрать рациональные пути можно только, взглянув на весь массив предстоящей работы.
  
• Поиск занятости в свободное время. Если вдруг у Вас освободится пара часов на работе, Вы застрянете в пробке или придется подождать жену из салона, чем Вы займетесь? На случай подобных нецелесообразных простоев стоит оставлять пару-тройку актуальных занятий.

Выполнив все 4 операции, Вы получите лишь набросок задач, а не четкий структурированный план. Чтобы получить подробное руководство к действию, придется изучить теорию тайм-менеджмента.

Методы планирования рабочего дня

Управлением временем занимались многие ученые, практически каждый из них разрабатывал особую методику или свод «законов». Изучение всех этих трудов — задача, которая может существенно «утяжелить» список Ваших дел. Но Вам и не нужно тратить на это время и силы — Вы можете воспользоваться списком ведущих методов планирования, которые я выделил для себя. 

Метод Бенджамина Франклина

Когда-то дружок, изображенный на стодолларовой купюре, задумался над системой организации времени, благодаря чему мы получили знаменитую Пирамиду Франклина или продуктивности. 

Основание этой пирамиды составляют жизненные ценности — моральные ориентиры, которые Вы используете в решении всех задач. Вас список должен зависеть от Ваших личностных взглядов на жизнь и Ваше идеализированное ее представление.

Чтобы систематизировать работу над собой, Франклин завел специальный блокнот, каждая страница которого была выделена под каждую добродетель и разлинована на 7 столбцов и 13 горизонтальных линий — по количеству жизненных ценностей. Каждый день он сосредотачивал свои усилия на одной из добродетелей, а по вечерам отмечал совершенные промахи. 

Базируясь на жизненных принципах, глобальная цель позволяет ответить на вопрос: «Чего я хочу добиться через N лет?». Логика простая: чтобы получить что-то через несколько лет, нужно работать для этого уже сегодня. 

Соответственно, далее Бенджамин Франклин предполагает еще большие уточнения: 

• генеральный план по достижению глобальной цели;
• долгосрочный план на ближайшие 3–5 лет;
• краткосрочный план на ближайший год, полгода, месяц;
• планирование на неделю и день.

Так, каждый ежедневный план должен постепенно приближать Вас к реализации заветной цели.

Джедайская техника пустого инбокса

Для тех, кто не готов структурировать свои задачи и определять их приоритет, подойдет техника, разработанная бизнес-тренером Максимом Дорофеевым. Ее можно назвать своеобразной модификацией метода Getting Things Done.

В ее основе лежат «инбоксы» — задачи, которые требуют каких-либо действий или принятий решений. Когда входящих инбоксов слишком много, мозг не может полностью расслабиться, но и не может продуктивно работать. Подобный феномен подробно изучался гештальтпсихологией.

Работать по джедайской технике нужно по следующим правилам:

• Все задачи, идеи, планы выносить в отдельный список — инбокс.
  
• Инбоксов не должно быть много — в идеале он должен быть один. Если же Вы желаете нужным, можете разделить личную жизнь и работу, например.
  
• С появлением новых задач инбокс пополняется. Выполненные задачи удаляются из списка.
  
• Периодически инбокс необходимо просматривать и актуализировать, удаляя старые и добавляя новые задачи. 

Подобная технология предполагает только 2 возможных статуса задач — важные и те, которые можно игнорировать, делегировать, откладывать. Как только Вы заканчиваете выполнение какой-либо задачи, стоит обратиться в инбокс, чтобы выбрать очередную. 

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“ и богатеть» — разработал собственный метод управления временем. Базируется он на двух постулатах:

• Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. 
• Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

Автор утверждает, что увеличивая продолжительность рабочего дня, большей эффективности не добиться. Напротив, время на работу нужно постоянно нещадно сокращать, фокусируясь только на самых важных задачах.

Соответствуя данной методике, список дел должен содержать всего 9 задач: одно важное дело, три средних и пять небольших. Задачи разделены по срочности и сложности, что позволяет избавиться от стресса и суматохи.

Этот метод подойдет тем, кто не может работать по to-do-спискам. Чтобы организовать свою жизнь, просто стройте свой день так, чтобы 20% времени уходило на самые важные дела. 

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский решил не придумывать очередные оригинальные методики, а грамотно и доступно объединить существующие наработки, адаптировав их под отечественные реалии.

Так, с его легкой руки в российском тайм-менеджменте обосновались:

• «Лягушки» — скучные и неприятные дела, одна мысль о которых заставляет передернуться. Мы неосознанно их откладываем, они копятся и становятся все более неприятными. Это давит психологически. Но если выполнять их в первую очередь, с самого утра, это напряжение проходит.
  
• «Якоря» — материальные привязки, позволяющие настроиться на выполнение определенных действий. Например, если Вы тормозите, во время работы с почтой, выполняйте эту работу под динамичную музыку. Со временем эта музыка будет ассоциироваться с определенными операциями, и Вы сможете за пару секунд настроить себя на рабочий лад.
  
• «Бифштекс из слона». Крупные задачи с жесткими дедлайнами порой могут приводить в ужас. Непонятно, с чего начать, и хватит ли сил на покорение этой вершины. Такие задачи называются «слонами». Возможный способ справиться с ними — отделять маленькие кусочки и регулярно делать «бифштексы из слона».  

Методика Глеба Ахангельского скорее влияет на понятийный аппарат, чем становится призывом к действию. Руководствуясь вышеописанными правилами, Вы сможете разрабатывать собственные методики управления временем. 

Метод Франческо Чирилло

Вы можете не знать имени Франческо Чирилло, но про то, что в тайм-менеджменте есть «какие-то помидоры», слышали наверняка. Методика Pomodoro была разработана Франческо Чирилло еще в студенчестве, когда юноша не мог сосредоточиться на учебе и прибегнул к помощи кухонного таймера.

Суть метода заключается в дроблении дел на «помидорки». Один «помидор» состоит из 30 минут, 25 из которых отводятся на работу и 5 минут на отдых. Запускаете таймер, усердно трудитесь над работой, а затем получаете долгожданное время отдыха. 

Пятиминутный перерыв при этом также можно использовать на пользу. Попробуйте делать в это время небольшую разминку или даже 1-2 упражнения. Физические нагрузки позволят повысить концентрацию, а за полный рабочий день Вы выполните полноценную тренировку, заменив поход в зал.  

Чтобы работать по методу Франческо Чирилло, достаточно составить список дел и методично расправляться с ними в течение 25 рабочих минут. Так, Вы сможете заставить физиологию работать на Вас. 

Итак, я рассказал о пяти наиболее известных систем тайм-менеджмента, которые позволят организовать свой рабочий день. Вы можете изучить понравившуюся Вам методику полнее, чтобы неукоснительно следовать ей. А можете выработать свою уникальную технику, комбинируя различные приемы. Именно так я и поступил.

Как планирую я

Начнем с того, что однажды я сел, и записал все важнейшие принципы жизни, которых я хотел бы придерживаться, и определил цель работы на ближайшие десять лет. Далее я раздробил этот план по годам. 

С тех пор, каждый год я заканчиваю подведением итогов и составлением планов на каждый месяц будущего года. 

Далее каждую неделю в воскресенье я трачу час-два на то, чтобы разработать список дел на неделю, и набросать основу каждого дня. Эта работа проходит примерно следующим образом:

• Составляю общий список дел, которые нужно выполнить. Я не задумываюсь о сроках, важности и объемах — просто пишу в столбик все дела, без разбору.
  
• Далее при помощи условных символов, я делю задачи на группы. Критерии для сортировки могут быть самые разные, но чаще всего это важность, срочность, зависимость от условий и масштабность.
  
• Далее я нумерую дела, определяя очередность их выполнения.
  
• Распределяю задачи по дням недели, выделяя время на непредвиденные обстоятельства. Я стараюсь не перегружать дни, распределяя важные и сложные задачи равномерно.

В итоге мне не приходится постоянно трястись о том, что я что-то забыл или не успел — мой планировщик всегда под рукой, а значит я руковожу каждой минутой своей жизни. 

Бесплатная мультиссылка в
Инстаграм
Создавайте легко.
Вдохновляйте клиентов на
покупки.

Создать
бесплатно

Основные ошибки при планировании

Я допускал ошибки в начале своего освоения планирования, нередко допускаю их и сейчас — в этом нет ничего страшного или ненормального. Но, так как лучше учиться на чужих ошибках, чем совершать свои, поделюсь с Вами своими маленькими оплошностями. Не судите меня строго 🙂

• «Составление плана — это не отдельная задача, она не требует времени.» Пока составление планов не войдет у Вас в привычку, создавайте отдельную задачу «планирование», на которую будет выделен час или два.
  
• «Составив план, можно не оглядываться назад.» Подводите итоги дня, недели, месяца, года. Анализ в планировании жизненно необходим. Он позволит Вам оценивать свои силы и вовремя корректировать планы. Пусть это будет пятиминутная вечерняя рефлексия, но она обязательно должна быть.
  
• «План есть закон!» Не подходите к планам фанатично. У поминутно выверенных планов есть один серьезный недостаток — они недостаточно гибки, чтобы подстроиться под непредвиденные обстоятельства. Будьте готовы к тому, что задачи придется сдвигать, некоторые из них будут переноситься на следующие день или вовсе пропадать — не стоит из-за этого расстраиваться.
  
• «Работа, работа и еще раз работа.» У Вас должна быть личная жизнь и свобода выбора занятий. Если Вы будете работать весь день, прерываясь лишь на еду или сон, очень скоро Вы столкнетесь с профессиональным выгоранием и болезнями. Хороший план должен содержать хотя бы час на занятия хобби, общение с близкими, развлечение и просто релакс.
  

История из жизни

Первый полноценный рабочий день после отдыха. Встретился со своей командой, пообщался с клиентами, подвел итоги и задал курс — двигаемся дальше!

Сегодняшнее утро началось относительно нестабильно. Планировал в первый рабочий день проснуться вовремя и прийти на работу к 9, однако мои ожиданиям не суждено было сбыться. Каким-то чудесным образом будильник отключился, и я против своей воли встал позднее, а на работу приехал уже к 11 часам. Меня ждал насыщенный заботами день.

Например, наши клиенты задолжали около 137 тысяч, поэтому пришлось решать эту проблему и «отвоевывать» деньги своей фирмы. Помимо этого, скопилось большое количество вопросов по текучке: нужно изучить все проекты, отработать появившиеся «косяки», разобраться с загруженностью персонала – в общем, вклиниться в рабочее русло. Сегодня моего внимания ожидала целая куча мелких вопросов, позволяющих решать большие задачи, которые составляют прибыль компании.

Также пришлось делать одну вещь, которая мне глубоко неприятна, — увольнять сотрудника. К сожалению, основное правило бизнеса, которое призывает отказываться от бесперспективных вариантов, не делает поблажек. Анализ, который я провел на отдыхе, позволил сделать жесткий вывод — с Никитой Муравьевым нам придется распрощаться.

Стоит отметить, что Никита таргетолог с опытом, один из моих любимых сотрудников, который готов с головой погружаться в решение проектов, однако, он не может продуктивно работать в нашем формате многозадачности. Я много думал над причинами такой ситуации и пришёл к выводу о том, что скорее всего Никите лучше устроиться в компанию, для которой он сможет выстраивать всю таргетированную рекламу либо маркетинг и отказаться от экпресс-режима – что и посоветовал ему. Мы с Никитой Муравьевым обсудили его увольнение, передачу проектов и написание рекомендаций от нашей компании, кроме чего я разрешил использовать кейсы, которые являются индивидуальной собственностью компании.

Не дай своему бизнесу прогореть!

Подпишись и изучай первым экспертные статьи и новости.

В конце дня появилось множество клиентов по рекомендациям, с которыми нужно было пообщаться. Поэтому происходила активная работа по телефону, и как результат – истощенные голосовые связки.

Даже в загруженном плане важно выделить минуту на себя, так как возможные проблемы со здоровьем могут сильно повлиять на бизнес в целом.

Вечером я не забыл заглянуть на спортивную площадку, чтобы немного позаниматься и отвлечься от бесконечных мыслей.

В итоге этот насыщенный день закончился, окончательно утомив меня в моральном плане, в то время как физическому состоянию можно позавидовать.

P.S. Ждите рассказа о втором рабочем дне после отпуска, в котором я подниму тему взаимодействия с клиентами. Тем, кто интересуется автоворонками, будет особенно интересно 🙂

Если вы обнаружили ошибку в тексте, выделите её и нажмите ctrl + enter

Полное руководство по повседневной работе

Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана игры означает возню на поле. Большое мероприятие без всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на эти знания, мы часто не можем расставить приоритеты в планировании там, где это наиболее важно: в нашей повседневной жизни. Если начинать с утра без четкого плана, мы обречены на провал.

Мы ставим цели по сезонам и годам, но именно то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы принимаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы ставим на первое место, — со временем приводит к успеху или неудаче.Несколько бесцельных дней каждый месяц могут помочь нам обнулить и найти баланс. Но когда наши дни без намерения превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге упускаем наши цели и задаемся вопросом, куда все время ушло.

Лучшая защита от беспокойных, но непродуктивных дней — хорошее нападение в форме ежедневного ритуала планирования. В этой статье вы узнаете, как спланировать свой день для более спокойной и целенаправленной продуктивности, которая приблизит вас к вашим целям. Хотя планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, основные стратегии, позволяющие осмысленно создать день с намерением, стоит изучить полностью.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клер, автор бестселлеров «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразит вас, и установите график для своих привычек». Мотивация проистекает из действия, а не наоборот.

Вот почему так важно проводить ежедневный ритуал планирования. Иногда по утрам мы чувствуем мотивацию захватить день и составить список дел, отражающий наши большие амбиции. Но те дни — исключение.Нам нужно делать дела, даже если мы просыпаемся уставшими и расслабленными, желая вернуться в постель или желая попасть в пятницу в 17:00. Это те дни, когда наиболее важно подойти к дню с планом.

Начните с установки будильника для сеанса ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо во время ритуала завершения работы, либо первым делом утром. Чтобы упростить выработку привычки, свяжите новый сеанс ежедневного планирования с существующей привычкой, например, пить утренний кофе или слушать музыку.

Свяжите ежедневный сеанс планирования с существующей привычкой.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющуюся задачу для планирования своего дня, или просто установите будильник на своем телефоне.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющуюся задачу для планирования своего дня.

Привычки легче выработать, когда мы сразу видим результаты своей преданности делу. К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным, составив план на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

Не можете превратить ежедневное планирование в рефлексивную привычку? Не рвите цепь!

Сохраняйте привычку ежедневного планирования по выходным, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте в свой ежедневный список дел в субботу или воскресенье дела, фильм или ужин, чтобы освободить место в своем графике для отдыха, досуга и побочных проектов.

Составьте список дел в соответствии с вашими целями

Сделать ежедневное планирование привычкой — это одно. Еще одно — убедиться, что ваш план действительно постепенно продвигает вас к вашим более крупным целям.Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам достичь этого:

Шаг первый: разбейте свои большие цели

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «потратить 30 минут на мой пелотон» или «пойти на ночную прогулку». Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда вы садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приблизят вас к обоим.

Разбивайте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные ежедневные списки дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапрягать себя не только утомительно, это также означает, что вы вряд ли добьетесь значимого прогресса во всех этих областях. Завершите инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас. Как правило, старайтесь не ставить более пяти больших целей одновременно и подумайте о сочетании краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: взгляните на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их выполнения и только определенное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может дать импульс. Возможно, вы занимаетесь спортом по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вы можете захотеть выполнить пакетные задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью.В качестве альтернативы вы можете складывать свои личные задачи на выходных. Найдите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы уменьшить масштаб и нарисуйте свою неделю, чтобы знать, на каких целях и на каких днях вы будете сосредоточены. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

Планируйте свой день, рассматривая свою неделю в целом и группируя задачи.

Шаг третий: Добавьте последние дела, которые нужно сделать.

Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день. Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подстроить под себя целевые задачи.Вместо этого оставьте этот шаг до конца. Таким образом, вы будете вынуждены подгонять повседневные задачи под свои целевые задачи, а не наоборот.

В идеальном мире мы бы сосредоточились только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. На самом деле у нас есть обязательства, которые мы должны выполнить, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост. Избегайте этих обязательств как можно больше: переоценивайте повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании ответственности и научитесь говорить «нет».Тем не менее, это нормально, если в вашем списке есть дела, которые просто необходимо выполнить. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

Узнайте больше о том, как согласовать свой день с долгосрочными приоритетами и обязательствами, в нашей статье о методе повышения продуктивности, Todoist. Этот метод заставляет вас постоянно сокращать свой список, создавать инвентарь обязательств и назначать время для ваших задач, которые наиболее важны.

Иметь один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одного из них из своих списков. Конечно, мы сделали кое-что, но ничего из того, что планировали. Противоинтуитивное решение, позволяющее делать больше? Выберите хотя бы одну большую задачу в день.

Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Найдите время: как сосредоточиться на том, что важно каждый день», Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают скрытый феномен занятости без продуктивности. Между встречами и специальными запросами может показаться, что мы на беговой дорожке, с которой не можем выйти.

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, но в конце дня понимают, что не вычеркнули ни одного из них.

В качестве бальзама против суетливых дней, которые проходят без прогресса, они представляют концепцию «Изюминки»:

«Первый шаг… это решить, на что вы хотите выделить время. Каждый день вы будете выбирать в своем календаре одно занятие, которое будет приоритетным и защищенным ».

Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что будет для вас основным моментом или высшим приоритетом на день, Кнапп и Зерацкий предлагают эту простую эвристику:

«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном.Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», Каким вы хотите ответить? Оглядываясь назад на свой день, каким делом, достижением или моментом вы хотите насладиться? Это ваше изюминка «.

Если честно, завершение дня хотя бы одной большой задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В более длительном масштабе важно делать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одну задачу в день? В общем, нет.Однако выбор и выполнение одного важного дела наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы отметить выделение дня как высокий и переместить его в начало списка.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на ежедневных приоритетах.

Или же, если вы выбираете производительность ручки и бумаги, просто отметьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте максимальную расстановку приоритетов ключевой частью вашего планирования дня.

Планируйте свой день с помощью метода повышения продуктивности

Метод повышения производительности — это одновременно эффективный способ добиться результатов и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования.Найдите метод повышения продуктивности, который работает для вас — даже если это означает переделку существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Съешьте лягушку

Метод повышения продуктивности «Съешьте лягушку» просит вас определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный метод для того, чтобы как можно раньше задействовать ваши основные моменты. Иногда это задача, которой мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной для выполнения, или та, которая доставляет нам дискомфорт.Атакуйте его немедленно, прежде чем у вас появится возможность откладывать дела на потом.

Во время сеанса ежедневного планирования поставьте «лягушачью» задачу в начало списка дел и назначьте время. Затем разместите остальные задачи ниже.

Список дел, организованный вокруг метода продуктивности «Съешьте лягушку».

Техника помидора

Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 80-х годов прошлого века Франческо Чирилло, тогда еще учащимся с трудностями, который посвятил всего 10 минут целенаправленному обучению, используя кухонный таймер в форме помидора (помодоро по-итальянски).Этот метод включает следующие шаги:

1. Получить таймер.
2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока таймер не зазвонит.
3. Когда ваша сессия закончится, отметьте один помодор и запишите, что вы выполнили.
4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов, или «помодори», сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники «Помидор», оцените, сколько «помидоров» (25-минутных рабочих сессий) вам понадобится для выполнения каждой задачи из вашего списка.Обратите внимание на цифру перед каждой задачей с смайликом в виде помидора или просто цифру в скобках. Этот метод заставляет вас задуматься, сколько времени займет ваша работа, и соответствующим образом спланировать ее. Вы можете использовать помидор в течение всего дня или просто использовать этот метод для решения своей основной задачи.

Список дел, организованный по методу продуктивности Pomodoro

Блокировка времени

С помощью метода повышения продуктивности времени блокирования разделите свой день на отдельные отрезки времени. Это может быть 9:30 — 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача.Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и метод «Помидор», этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени займет выполнение ваших задач. Не забудьте указать блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список по ходу дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимает выполнение задач.А пока хорошее практическое правило — удвоить количество времени, которое, по вашему мнению, займет что-то.

Список дел, упорядоченный по методу ограничения производительности по времени

Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности по матрице Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи вместо того, чтобы делать только то, что является наиболее срочным — независимо от того, важно оно или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы на ваш адрес. -do список или календарь
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
• «Несрочные и неважные задачи» должны быть удалены

Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

Для начала составьте свой обычный список дел, включая все ваши задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочно и важно», «Не срочно и важно», «Срочно и неважно» и «Не срочно и неважно». После того, как у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответствующим образом: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из своего списка дел по мере того, как вы планируете свой день.

Со временем этот процесс станет вашей привычкой, и вы, естественно, составите единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные».

Список дел, упорядоченный по методу продуктивности, основанному на матрице Эйзенхауэра. Найдите метод продуктивности, который лучше всего подходит для вас, пройдя нашу викторину по методам продуктивности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пора выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки, вот некоторые из самых популярных вариантов:

Приложение для создания списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто технически подкован и готов дотянуться до своего телефона или планшет вместо ноутбука. Приложение со списками дел позволяет хранить все в одном месте и быть доступным из любого места. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать релевантные документы и ссылки рядом с вашими задачами, а также иметь автоматическую запись с возможностью поиска обо всем, что вы сделали.

Приложение со списком дел, такое как Todoist, позволяет хранить все в одном месте и доступно откуда угодно.

Мы рекомендуем Todoist, наше кроссплатформенное приложение для персонального списка дел, которое доступно на большинстве устройств.Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, ярлыки, фильтры, комментарии и загрузку файлов, которые упрощают планирование вашего дня.

Цифровой список

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной жизни на работе и дома.

• Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список ваших задач на день.Просто отметьте элементы с помощью флажков или зачеркивания форматирования. Для более надежного приложения для заметок рассмотрите Документы Google или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах.

• Google Таблицы или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как временная блокировка, также подходят для работы в цифровой сети.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают инструмент ежедневного планирования, который они уже используют, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, которые можно использовать для планирования дня и добавления задач к встречам, собраниям и событиям. Это также отличный инструмент для использования с таким продуктивным методом, как блокировка времени. Кроме того, цифровые календари доступны в дороге, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

Цифровой календарь — отличный инструмент для повышения продуктивности, например, блокировки времени ». Совет по продукту

Используйте Календарь Google с Todoist и испытайте двустороннюю синхронизацию между запланированными задачами Todoist и вашим Календарем Google. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, например редактирование названия мероприятия или изменение даты, мгновенно отразятся в Todoist, и наоборот.

Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist прямо в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

Планировщик из бумаги

Для тех, кто любит тактильные ощущения, бумага и ручка — лучший помощник в планировании дня. Это может быть любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специализированных планировщиков. Мы только предостерегаем от наклеек для заметок или обрывков бумаги. Простые и лоскутные обрывки бумаги не дают вам оглянуться на старые задачи и задуматься об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. Раздел «Регулярно отражайте».]

• Блокнот — Простой блокнот с линовой или без подкладки подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой.Используйте новую страницу для каждого дня и отметьте дату вверху. Попробуйте записные книжки с сеткой, которые могут помочь в создании разделов при необходимости.
• Ежедневные повестки дня или планировщик s — Повестки дня или ежедневники — это блокноты с пространством для планирования каждого дня года с 1 января по 31 декабря. Это обеспечивает выделенное место для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и предстоящим записям с помощью большая легкость.
• Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост числа специализированных строгальных станков или систем планирования бумаги и перьев, таких как Passion Planner или Bullet Journal.Эти системы часто бывают сложными, но могут быть мощными системами для преданных практиков.

Планировщик на бумаге может принимать любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специальные планировщики.

Гибрид цифрового и бумажного

Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

• Персональное и профессиональное разделение .Используйте цифровую систему для профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал по выходным.
• Бумажная первая, вторая цифровая . Вам может понравиться тактический аспект планирования своего дня на бумаге, но вы цените возможность поиска и постоянство цифровых инструментов.Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но в конце каждого дня выделяйте время, чтобы передавать свои дела и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы предпочитаете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести записную книжку на встречу и выйти с заданиями и запросами, которые вы нацарапали в своей записной книжке. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив даты выполнения и уровни приоритета, чтобы они не упали.
• Мышление карандашом и бумагой, цифровое исполнение . Некоторые обнаруживают, что они более креативны и лучше думают, когда у них в руках пустая страница и ручка. Запишите свои планы на день на бумаге с любыми добавленными заметками и мыслями, которые могут у вас возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс при необходимости

Даже с твердым планом и лучшими намерениями трудно выполнить все наши дела на день.Мы неизбежно оказываемся вне работы, нас соблазняют отвлекающие факторы, такие как мемы в Твиттере и покупки в Интернете. Могут возникнуть специальные задачи, которые назначаются нашими менеджерами или делегируются товарищами по команде, которые нарушают наше внимание и заставляют сосредоточиться на незапланированных задачах.

К сожалению, эти перерывы могут превращаться в непродуктивные дни и неэффективные недели. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к нашим дням целенаправленно. Это далеко не так!

Да, наши дни никогда не пойдут так, как планировалось, но это не значит, что их не стоит планировать. Вот несколько стратегий, некоторые прямо от экспертов по продуктивности, которые помогут придерживаться своего ежедневного плана и скорректировать курс, когда что-то пойдет не так.

Устранение отвлекающих факторов

Сохраняйте концентрацию, устраняя обычные отвлекающие факторы, которые уводят вас от ваших целей на день, особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. Если возможно, работайте с закрытыми большинством программ на рабочем столе, с минимальным количеством открытых вкладок, беззвучным телефоном и отключенными уведомлениями.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, такой как Самоконтроль или Свобода, чтобы сделать отвлекающие сайты недоступными в течение нескольких часов.

Отслеживайте свое время

Так же, как отслеживание бюджета может помочь вам тратить меньше, отслеживание своего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение автоматического отслеживания, такое как Rescue Time, которое собирает информацию об использовании на вашем настольном компьютере и мобильных устройствах и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете устанавливать ежедневные цели по продуктивности и проверять их в течение дня, чтобы видеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигаете ее.

Используйте приложение автоматического учета времени, например Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и распределять свое время.

Попробуйте почасовые проверки

Примените внимательность к продуктивности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, сосредоточенно ли вы продвигаетесь в течение дня.

Питер Бергман, исполнительный коуч и автор бестселлеров «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентировать нас:

«Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час.Затем посмотрите в свой календарь и сознательно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​час за часом. Не позволяй часам управлять тобой ».

Измените свой план

Иногда возникают непредвиденные задачи, которые мы не можем игнорировать. Отлично. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на не записанное задание, потратьте несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести задачи на более поздний день или перенести их на завтра.Затем продолжайте работать над своим новым планом.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук Джорджтаунского университета и автор бестселлеров Deep Work, делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с помощью ручки и бумаги:

«Я оставляю дополнительную комнату рядом с мои временные блоки. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданным образом ».

Когда возникают неожиданные задачи, которые нельзя игнорировать, скорректируйте свой план.

Доберитесь до «нулевого списка дел»

В большинстве случаев вы не завершаете все в своем списке.Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим личным методом продуктивности, Systemist, включая «To-do List Zero», концепцию, вдохновленную Inbox Zero:

«В конце дня я хочу, чтобы у меня не было никаких задач. мой список на сегодня. По правде говоря, в большинстве случаев я не завершаю все в моем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не плохо. Я рассматриваю это как возможность подвести итоги того, где я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их.

Заканчивая вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и взяться за завтрашний день с новой энергией.

Обдумывайте регулярно

Вы сделали планирование своего дня привычкой, превратили долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод продуктивности и выбрали инструмент по своему усмотрению. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте вашему процессу работать на автопилоте. Выделите время, чтобы регулярно обдумывать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию достигать большего.Время от времени выделяйте время, например, во время еженедельного обзора, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования, можно ли его подправить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

Обдумайте следующие вопросы:

• Мои дни спокойные и преднамеренные или напряженные и случайные?
• Завершил ли я все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые?
• Чувствую ли я себя развитым в конце концов?
• Рассматриваются ли мои дни с высоким приоритетом?
• На пути к достижению моих долгосрочных целей?
• Этот день был особенно продуктивным — почему?
• Ничего значительного в этот день я не сделал — почему?

Честно говоря, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к нашим большим целям, мы можем оптимизировать наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов. Беспокойные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Отсутствие ежедневных сеансов планирования может означать, что они слишком длинные, и им следует использовать более рациональный подход. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Нам может просто понравиться ручка и бумага, пока мы заставили себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, постарайтесь ее решить, изменив свой ежедневный процесс планирования.

Нередко приходится поэкспериментировать и попробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы выберем метод, который на самом деле приведет к большему результату.

---

Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактику для эффективного планирования вашего дня, нет единого решения. Вместо этого мы чувствуем себя наиболее готовыми атаковать наш день, когда появляемся постоянно. Продуктивные дни могут превращаться в продуктивные недели, месяцы и годы.Когда мы изо дня в день намеренно и целенаправленно работаем над своими задачами, нет предела тому, что вы можете сделать.

Как спланировать свой день для здоровой и продуктивной жизни

Есть много вещей, которые 21 век делает для нас намного проще. Но не все… Несмотря на то, что уровень жизни постоянно повышается, некоторые проблемы кажутся все более и более сложными.

Например, несмотря на то, что есть сотни вещей, которыми мы можем наслаждаться, сотни возможностей, которыми можно воспользоваться, и сотни технических устройств, которые должны нам помочь, образ жизни часто имеет неприятные последствия и значительно усложняет выполнение задач. особенно если мы хотим делать это эффективно.

По сути, оставаться продуктивным в повседневной жизни во многих отношениях никогда не было так сложно. Однако это не то, что мы должны просто принять. Независимо от того, насколько мы заняты, мы, , по-прежнему можем вести крутой образ жизни , не теряя при этом своей продуктивности.

Для меня и, вероятно, для многих из вас, возможность найти баланс между работой и личной жизнью (включая такие вещи, как диета, расслабление и тренировки) — серьезная проблема. Тем не менее, это не невозможно…

Во-первых, важно понимать, что вам не нужно делать все каждый божий день, но в любую конкретную неделю будет по крайней мере один день, когда вам нужно будет найти способ выполнять свою работу, следить за своим питанием, расслабляться и, наконец, заниматься спортом, всего за 24 часа…

Как вы можете этого добиться? Попробуйте следующий подход.

1. Думайте заранее

Лучшая отправная точка — потратить 10 минут вечером на планирование следующего дня. Вы можете использовать такой инструмент, как Календарь Google, для планирования тренировок и других занятий, чтобы не упустить из виду ничего важного.

Вам необходимо знать, сколько времени у вас есть в день и сколько его потребуется для выполнения каждого действия. Когда вы поймете, что вам нужно делать, вы можете сосредоточиться на подготовке.Это означает такие вещи, как установка будильника, планирование того, что вы собираетесь делать в первую очередь, и так далее.

При этом учтите следующие моменты.

2. Разогреться сразу после пробуждения

Есть много способов проснуться утром. Самый популярный — выпить полгаллона кофе и сразу же после этого покинуть дом. Как насчет того, чтобы вместо этого сделать простую разминку.

Начните свой день с выполнения прыжков, отжиманий, приседаний с собственным весом, махов руками и ногами.Делать это в течение 10-15 минут будет лучше, чем кофе. Другое, вероятно, даже более очевидное преимущество заключается в том, что он позволяет вашему жесткому телу избавиться от болей и болей.

3. Ешьте хороший завтрак

Вот где ваша диета играет важную роль. В зависимости от правил, которым вы следуете, существует множество вариантов хорошего завтрака. Только не впадайте в крайности в своей диете … Что действительно важно, так это выбрать диету, которой вы действительно сможете придерживаться.

Несколько слов о диете … Слово диета не всегда имеет большой смысл. Многие думают, что диета предназначена для того, чтобы сделать вас легче на , хотя на самом деле у нее может быть много других целей. Вообще говоря, диета — это просто хорошо продуманный подход к употреблению того, что полезно для вас.

Взгляните на эти 20 вариантов здорового завтрака, которые сэкономят ваше время.

4. Возьмите с собой закуски

Закуски — основная проблема для большинства людей, сидящих на диете.Мы знаем, что есть шоколад каждые два часа — нездоровая привычка … но многие из нас все равно это делают. В течение дня вы будете испытывать тягу к разной еде. Лучший способ справиться с этим — всегда иметь под рукой здоровую закуску, а не употреблять менее полезную пищу.

Чаще всего ваш мозг говорит вам, что ему нужно что-то съесть, но это не обязательно должно быть шоколадом. Теперь, если вы работаете из дома, это проще, но если у вас стандартная работа вне дома, обязательно возьмите с собой закуски, чтобы бороться с соблазнами на работе.

Обычно, независимо от того, на какой диете вы сидите, полезными закусками можно считать морковь, орехи, овощи и фрукты с низким содержанием сахара. (Проконсультируйтесь по этому поводу со своим диетологом.)

5. Работайте с интервалами

Теперь пора работать. Для меня наиболее эффективный подход в работе — сосредоточиться на следующих интервалах (кстати, я делюсь этим не впервые):

• Работайте 50 минут.
• Сделайте 10-минутный перерыв.
• Поработайте еще 50 минут.
• Сделайте 30-минутный перерыв.
• Повторить.

Почему это эффективно? Потому что наш мозг не может сохранять концентрацию более 1-2 часов за раз. Делая частые перерывы, мы на самом деле значительно повышаем нашу производительность. (Проверено на себе.)

6. Тренировка перед обедом

Есть много причин, по которым тренировка перед обедом является правильным занятием.

Во-первых, в спортзале намного меньше людей.

Во-вторых, вы получаете дополнительную стимуляцию, позволяющую сосредоточиться на остатке дня (аналогичный эффект от послеобеденного кофе).

Наконец, после тренировки вы можете перекусить или пообедать, богатыми белками, которые улучшат ваши результаты по снижению веса / набора мышечной массы (подсказка: белок полезен для обоих).

Еще одна замечательная вещь в этом — то, что ваши тренировки не должны быть долгими. Тренировка за 30 минут до обеда, 3 раза в неделю, все же намного лучше, чем тренировка за 1,5 часа один раз в неделю вечером. Помните, что я сказал о том, чтобы придерживаться своего плана и не пытаться быть слишком амбициозным.

Вы также можете попробовать эти 29 упражнений, которые вы можете делать за своим столом (или рядом с ним).

7.

Расслабляйтесь, делая что-то совершенно другое

Некоторым людям нравится расслабляться, совершая вечернюю пробежку… Для меня это не лучший подход. Во-первых, вы устали после рабочего дня, и все, о чем вы будете думать, — это кровать или телевизор. Во-вторых, как я уже говорил ранее, любая физическая активность будит ваше тело (как это делает кофе), и я не вижу смысла просыпаться вечером, всего за час или два до того, как вы ложитесь спать. …

Для большинства людей релаксация эффективна только тогда, когда она сводится к занятиям чем-то совершенно отличным от того, что вы делали в течение дня.Например, одно из лучших занятий для релаксации — это провести время с друзьями, детьми, супругом, Xbox 360 или просто поиграть со своей собакой.

Хорошо, потому что другое. Поверьте, если бы вы играли со своей собакой весь день, она больше не расслабляла бы. То же самое и с физическими упражнениями или интеллектуальной деятельностью. Например, если ваша работа требует много размышлений, вам будет очень трудно расслабиться вечером, читая интеллектуальную книгу. Всегда, повторяю, ВСЕГДА делай что-то совсем другое.

8. Готовьте еду заранее

Это последний совет по диете. Некоторым диетам трудно следовать, если вы не готовите еду самостоятельно. В большинстве случаев вы не найдете качественных продуктов в кафетерии в офисе (если вы не работаете в Google). Вот почему вам следует приготовить еду заранее, а затем просто взять ее с собой.

Лучшее время для этого — утром (как еще один способ проснуться) или вечером (как еще один способ расслабиться).

Однако, если вы не любите готовить себе еду или заботиться о выборе правильных продуктов, вы можете воспользоваться многими службами доставки диетического питания, такими как Diet to Go, eDiets, Nutrisystem, BistroMD.

Теперь, когда вы понимаете все элементы эффективного дня, округлите их и подготовьтесь к завтрашнему дню. Однако, что наиболее важно, подкорректируйте каждый полученный совет, пока он не будет соответствовать вашему уникальному образу жизни. Найдите решение, которого вы сможете придерживаться навсегда.

Дополнительные советы о том, как жить сбалансированной жизнью

Фото: Габриэль Хендерсон через unsplash.com

18-минутный план управления своим днем ​​

Вчера началось с самых лучших побуждений. Утром я вошел в свой офис со смутным представлением о том, чего я хочу достичь. Затем я сел, включил компьютер и проверил электронную почту. Двумя часами позже, тушив несколько пожаров, решив проблемы других людей и разобравшись с тем, что случилось с моим компьютером и телефоном, я с трудом мог вспомнить, что я намеревался сделать, когда впервые включил свой компьютер.Я попал в засаду. И мне виднее.

Когда я обучаю тайм-менеджменту, я всегда начинаю с одного и того же вопроса: у кого из вас слишком много времени, а у кого мало работы? За десять лет никто не поднял руку.

Это означает, что мы начинаем каждый день, зная, что не сможем все это сделать. Поэтому то, как мы проводим время, — это ключевое стратегическое решение. Вот почему рекомендуется создать список дел и список игнорирования. Сложнее всего сосредоточить внимание на себе.

Но даже с этими списками проблема, как всегда, заключается в исполнении.Как вы можете придерживаться плана, когда так много вещей угрожают его сорвать? Как вы можете сосредоточиться на нескольких важных вещах, когда так много вещей требует вашего внимания?

Нам нужен трюк.

Джек Лаланн, гуру фитнеса, знает все о хитростях; он известен тем, что надевал на себя наручники, а затем проплывал милю или больше, буксируя большие лодки, заполненные людьми. Но он больше, чем просто шоумен. Он изобрел несколько тренажеров, в том числе со шкивами и переключателями веса в клубах здоровья по всему миру.А его шоу The Jack LaLanne Show было самой продолжительной телевизионной фитнес-программой в эфире за 34 года.

Но меня это не впечатляет. У него есть один трюк, который, я считаю, является его настоящей тайной силой.

Ритуал.

В возрасте 94 лет он все еще проводит первые два часа дня, тренируясь. 90 минут подъема тяжестей и 30 минут плавания или ходьбы. Каждое утро. Ему нужно сделать это для достижения своих целей: в свой 95-й день рождения он планирует переплыть от побережья Калифорнии до острова Санта-Каталина, расстояние в 20 миль.Кроме того, как он любит говорить: «Я не могу позволить себе умереть. Это испортит мой имидж ».

Итак, он последовательно и сознательно работает над достижением своих целей. Он делает одно и то же изо дня в день. Он заботится о своей физической форме и встроил это в свой график.

Управление временем тоже должно стать ритуалом. Не просто список или смутное представление о наших приоритетах. Это непоследовательно или преднамеренно. Это должен быть непрерывный процесс, которому мы следуем , независимо от того, какой , чтобы мы были сосредоточены на наших приоритетах в течение дня.

Я думаю, что мы можем сделать это в три этапа, которые займут менее 18 минут в течение восьмичасового рабочего дня.

ШАГ 1 (5 минут) Установите план на день. Прежде чем включить компьютер , сядьте с чистым листом бумаги и решите, что сделает этот день очень успешным. Что вы можете реально сделать для достижения ваших целей и позволить вам уйти в конце дня с ощущением, что вы были продуктивны и успешны? Запишите эти вещи.

А теперь, самое главное, возьмите свой календарь и распределите эти дела по временным интервалам, поместив самые сложные и важные дела в начало дня. И под началом дня я имею в виду, если возможно, даже до проверки своей электронной почты. Если весь ваш список не помещается в вашем календаре, измените приоритеты в списке. Есть огромная сила в том, чтобы решить, когда и где вы собираетесь что-то делать.

В своей книге The Power of Full Engagement Джим Лоер и Тони Шварц описывают исследование, в котором группа женщин согласилась провести самообследование груди в течение 30 дней.100% из тех, кто сказал , где и когда собираются сдавать, сдали экзамен. Только 53% остальных сделали это.

В другом исследовании наркоманы в состоянии отмены (можно ли найти более подверженное стрессу население?) Согласились написать эссе до 17:00. в определенный день. 80% из тех, кто сказал , когда и где они напишут эссе, заполнили его. Никто из других не сделал.

Если вы хотите что-то сделать, решите, когда и где вы собираетесь это делать. В противном случае вычеркните его из своего списка.

ШАГ 2 (1 минута каждый час) Перефокусировка. Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем посмотрите в свой календарь и сознательно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​час за часом. Не позволяйте часам управлять вами.

ШАГ 3 (5 минут) Просмотр. Выключите компьютер и просмотрите свой день. Что сработало? На чем вы сосредоточились? Где ты отвлекся? Что вы узнали, что поможет вам работать более продуктивно завтра?

Сила ритуалов в их предсказуемости. Вы делаете одно и то же снова и снова. Так что исход ритуала тоже предсказуем. Если вы выберете фокус сознательно, мудро и постоянно напомните себе об этом, вы останетесь сосредоточенным. Это просто.

Этот ритуал может не помочь вам переплыть Ла-Манш при буксировке круизного лайнера со связанными вместе руками. Но это может помочь вам покинуть офис и почувствовать себя продуктивным и успешным.

И, в конце концов, разве это не более высокий приоритет?

Это как по плану сутки.. Избавьтесь от беспокойства и перегруженности занятостью… | Деб Кнобельман, доктор философии | The Startup

Завтра я уезжаю из города с семьей.

У меня много работы, прежде чем мы сядем в самолет.

Я проснулся с мыслями о том, как повторять: работа, письмо, дела, дети, еда, уборка, собака. Все, что я хочу или должен сделать сегодня. Вновь и вновь. Я знал, что был потрясен этим днем.

Итак, я это спланировал.

И теперь я знаю, что сегодня утром у меня есть полтора часа, чтобы написать. Плюс подушка сегодня вечером, чтобы перечитать и отредактировать. И я точно знаю, когда выполняю все остальные свои задачи. И какие мелкие занудные дела не нужно делать сегодня.

Лучшая часть планирования дня — это то, что Я не трачу время на беспокойство о том, когда я все это сделаю . Потому что я уже знаю.

Вот как я это делаю:

Составьте список

Я записал все безумные вещи, которые были в моей голове. На самом деле это было не так, как я думал.Когда вы думаете об одном и том же снова и снова, это похоже на торнадо от Волшебника страны Оз. Когда вы записываете их на листе бумаги, вы понимаете, что объем ваших дел превращается в легкий ветерок.

Вот что интересно: список занял у меня всего пару минут.

Я вернулся к нему через несколько минут, чтобы убедиться, что ничего не пропустил. Но составление списка совсем не требует времени. Потому что это уже было в моей голове.

Решите, сколько времени займет каждая вещь

На некоторые вещи из вашего списка потребуется 15 минут или меньше. Я группирую эти вещи вместе. В моем случае это такие вещи, как приостановка отправки почты, пока нас нет в городе. Маленькие мелочи. Я сгруппирую эти вещи вместе.

Тогда есть более длинные вещи. Письмо. Завершение последних частей консультационного проекта. Каждому из них нужен как минимум час, если не несколько часов. Поскольку у меня остался только один рабочий проект, я знаю, что могу потратить весь «рабочий» временной интервал на одну вещь, которая помогает.

Итак, я записал в свой список, сколько времени займет каждая вещь .И сгруппировал более короткие предметы, которые я могу делать в одном месте.

Опять же, этот шаг занял у меня всего несколько минут.

Определите открытые временные интервалы дня

Прямо сейчас у меня есть несколько свободных часов. В 4 часа мне нужно забрать детей из лагеря. Обычно мы тусуемся после лагеря или школы, а затем ужинаем с 17:30 до 18:00. Мои дети ложатся спать довольно поздно, около 9 вечера. Но после ужина муж обычно что-то с ними делает, например, бросает бейсбольный мяч.Итак, я знаю, что 4–7 пенсов не лучшее время для задач, потому что я буду с семьей. Но после 7p у меня есть «пространство для маневра» для вещей, которые не совсем выполнены.

Это означает, что мне нужно выполнить основную часть своей деятельности до 15:45 (когда мне нужно выйти из дома, чтобы забрать лагерь).

У меня все еще остается 6 часов, чтобы все закончить.

Шесть часов — это много времени.

И снова этот шаг занял у меня всего несколько минут.

Расписание каждого действия

Наконец, я выясняю лучший временной интервал для каждого действия.

Что касается меня, что кажется наиболее срочным или необходимым, я сначала планирую это. Сегодня все мелочи, которые мне нужно сделать. Большинство из них связаны с компьютерными задачами и телефонными звонками. Итак, я сделаю это в первую очередь. Все вместе они должны занять около часа. Итак, на всякий случай я планирую 1 час 15 минут. Никогда не знаешь, как долго я могу ждать.

Затем я хочу завершить этот рабочий проект. На самом деле это не до следующей недели, но я знаю, что не хочу работать над этим в отпуске.Итак, я закончу его сегодня и не буду об этом беспокоиться. Это займет около 2 часов. Я сделаю это дальше.

Я планирую 20 минут на обед.

После этого я напишу. Я хочу быть «в данный момент», когда в отпуске со своей семьей, поэтому я не уверен, что буду писать на следующей неделе. Я хочу закончить работу сегодня. Я потрачу 1,5 часа на то, чтобы писать. А затем, если необходимо, перечитайте, отредактируйте и отредактируйте сегодня вечером после 7p. С целью публикации сегодня вечером или завтра.

Для записи Еще нужно установить таймер . Письмо погружает меня в глубокое состояние «потока», когда я занят и теряю счет времени. Итак, я установил таймер на своем телефоне и начал писать. Мне не нужно все время смотреть на часы. Я знаю, что мой телефон скажет мне, когда мне нужно перейти к следующей задаче.

Наконец, все дела уводят меня из дома. У меня на это осталось около часа, и я могу забрать своих детей по дороге домой.

Составляя расписание, я понимаю, что часа может быть недостаточно для выполнения всех поручений.Итак, я планирую сначала заняться делами, которые мне следует делать без детей. Для выполнения поручений, таких как поездка в Target, я могу взять с собой детей после того, как заберу их. Мы все еще должны быть дома к 17:00, у нас еще много времени на ужин.

Это напомнило мне, что сегодня у меня нет времени готовить ужин. Поэтому мне нужно спланировать, чтобы либо забрать что-нибудь, либо найти достойный вариант заказа. Но я знаю, что это так, и в конце дня ужин меня не удивит.

Эта часть заняла у меня немного больше времени. Это немного похоже на сборку пазла.

Но было все равно меньше 15 минут .

Сделайте глубокий вдох. Затем Выполнить.

И вот мой день. От начала до конца весь день занял около 20 минут, чтобы составить график . И теперь мне не нужно тратить время на то, чтобы беспокоиться об этом.

Я точно знаю, что я могу, а что не могу и когда. Я знаю, что есть время, чтобы все это сделать. И все, что не вошло в этот список, может подождать до окончания отпуска.

Самое главное, этот день меня больше не волнует. Мои мысли не бегают. Я могу сосредоточиться на исполнении.

Как спланировать свой день за 5 минут

Повседневная жизнь в современном мире — непростая задача. Ваше время ограничено, а ваше внимание невелико.

На работе и дома так много дел, так много встреч и так много дел, которые нужно выполнить, что это может показаться непосильным.

Можно ли прожить свою жизнь без этого стресса и не беспокоясь о том, что вы что-то забыли?

Совершенно верно.Все, что вам нужно сделать, это научиться правильно планировать свой день. И я здесь, чтобы показать вам, как это сделать всего за 5 минут.

Эта статья представлена ​​вам компанией Audible. Не читаю — слушаю аудиокниги Audible. У них самый большой выбор на планете: бестселлеры, мотивация, загадки, триллеры, мемуары и многое другое. Вы можете слушать на любом устройстве, в любое время и в любом месте.

Участники Audible могут выбирать 3 названия каждый месяц: 1 аудиокнигу и 2 оригинала Audible, которые вы больше нигде не услышите, причем первый месяц бесплатно.Вы также получите доступ к эксклюзивным аудио-фитнес-программам. Отправьте текстовое сообщение RMRS на номер 500-500 или нажмите здесь, чтобы получить бесплатные книги в Audible.

Нажмите здесь, чтобы посмотреть видео — Как спланировать свой день менее чем за 5 минут (хаки для повышения производительности)

1. Получите свои соки
2. Gear Up
3. Планируйте свой день как профессионал
4. Следите за временем
5. Следите за своим прогрессом

Давайте приступим!

1.

Получите ваши соки Going

Прежде чем вы начнете планировать свой день, дайте себе время действительно проснуться — как морально, так и физически.

У вас довольно много вариантов, все зависит от того, что вам нравится. Вы можете отправиться на пробежку, в спортзал или принять холодный душ.

Возможно, у вас осталось белье со вчерашнего дня или посуда, которую нужно вымыть — всегда приятно иметь опрятный дом в течение дня.

Важность этого состоит в том, что вам сначала нужно полностью проснуться, прежде чем ваш мозг сможет функционировать на своем нормальном уровне.

Пока вы просыпаетесь, убедитесь, что вы обострили свой ум. Коллекция аудиокниг Audible — простой и интересный способ сделать это.

Продолжительность этого процесса варьируется от человека к человеку.

В идеале, как только вы проснетесь, дайте себе от 30 минут до часа, чтобы проснуться, прежде чем выложить все, что вам нужно, чтобы начать планировать свой день.

2.

Готовность

Прежде чем вы сможете начать планирование, вам необходимо убедиться, что у вас есть необходимые инструменты для планирования.

Всегда имейте под рукой бумаги и ручки, чтобы вы могли написать все, что хотите сделать сегодня.

Написание планов на бумаге, в отличие от технологий, гораздо лучше для вас.

Правильные инструменты значительно облегчают вашу работу.

Я не говорю, что технологии — это плохо, но это отвлекает.

Нравится вам это или нет, но Интернет и технологии часто могут мешать важным вещам, которые вы должны делать.

По этой причине возьмите бумагу и ручку и сделайте так, как это делали ваши отец и дед!

3. Планируйте свой день как профессионал

Эффективное планирование дня начинается с матрицы приоритетов.

Матрица приоритетов — это инструмент, который вы можете использовать для отслеживания и планирования задач, которые вам необходимо выполнить в течение дня, в порядке от срочного до несрочного и от важного до неважного.

Давайте разберем это более подробно.

Первая категория — срочная и важная. В эту категорию вы хотите поместить свою главную цель дня. Даже если вы не выполните остальные задачи, просто выполнив эту задачу, вы можете расслабиться, зная, что сделали то, что вам действительно нужно.

Признайте приоритеты и убедитесь, что вы в первую очередь разбираетесь с ними.

Вторая категория важна, но не срочна. По сути, именно здесь должны быть размещены вещи и задачи, которые могут вернуться и укусить вас за задницу, если вы не справитесь с ними вовремя.

Третья категория — срочная, но не важная. Все задачи, которые необходимо решить как можно скорее, но не обязательно вам, должны найти свое место в этой категории.

И последняя категория не срочна и не важна. Задачи, на которые у вас нет времени в этот день, но вы все равно хотели бы напомнить себе, что их необходимо решить, должны быть здесь, и вы можете выполнить их, когда найдете для них время.

Планируя свой день таким образом, вы понимаете, каков приоритет, и сначала решаете важные задачи, а потом занимаетесь остальными.

4. Следите за временем

Еще одна важная вещь, которую вы всегда должны делать, — это следить за своим временем.

Будьте честны с собой и точно запишите, сколько времени вам нужно для каждой задачи.

Гениальные предприниматели, такие как Билл Гейтс и Илон Маск, используют технику, называемую тайм-боксом — они планируют каждую секунду своего дня. Поступая так, у них есть строгий график, и они знают, сколько времени у них есть.

Вам нужно знать, что и когда делать — так что запланируйте это!

Правильное управление временем может иметь решающее значение при решении ваших повседневных задач и вашем успехе в их выполнении.

Я могу вам посоветовать написать свой план на бумаге, а затем добавить его в свой календарь Google с указанием времени для каждой задачи — так вы будете точно знать, что делать и когда!

5. Следите за своим прогрессом

Наконец, когда вы спланировали свой день и приступили к выполнению поставленных перед вами задач, важно выполнять их.

Каждый раз, когда вы выполняете одну из задач из вашего списка, обязательно отмечайте ее как выполненную.

Когда вы закончите задание — отметьте его как выполненное, чтобы не мешать!

Это не только поможет вам следить за тем, что сделано и что не сделано, но вы также получите чувство выполненного долга по мере того, как в течение дня вы будете видеть, как больше вещей удаляются из списка.

Резюме: как спланировать свой день за 5 минут

Теперь, когда я дал вам эти замечательные советы по повышению производительности, давайте сделаем обзор!

1. Получите свои соки
2. Gear Up
3. Планируйте свой день как профессионал
4. Следите за временем
5. Следите за своим прогрессом

Эта статья представлена ​​вам компанией Audible. Не читаю — слушаю аудиокниги Audible. У них самый большой выбор на планете: бестселлеры, мотивация, загадки, триллеры, мемуары и многое другое.Вы можете слушать на любом устройстве, в любое время и в любом месте.

Участники Audible могут выбирать 3 названия каждый месяц: 1 аудиокнигу и 2 оригинала Audible, которые вы больше нигде не услышите, причем первый месяц бесплатно. Вы также получите доступ к эксклюзивным аудио-фитнес-программам. Отправьте текстовое сообщение RMRS на номер 500-500 или нажмите здесь, чтобы получить бесплатные книги в Audible.

Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы максимально использовать свое время

© iStockphoto
damircudic

Насколько эффективно вы используете свое время?

Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значимое.

Это слишком просто. Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в выполнении высокоприоритетных проектов и целей.

Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Планирование — это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть. Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

• Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
• Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных дел.
• Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
• Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
• Достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
• Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время — единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.

Как планировать свое время

Установите обычное время для выполнения расписания — например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика. (Щелкните здесь, чтобы загрузить бесплатный шаблон планировщика, чтобы начать работу.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Business Calendar. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самым важным моментом при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы определились, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:

Шаг 1: Определите доступное время

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу.Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не больше.

Шаг 2: Запланируйте основные действия

Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас оценивают.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для решения задач наставничества и контроля.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3. Запланировать высокоприоритетные действия

Просмотрите свой список дел , а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач обслуживания, которые нельзя делегировать или избежать.

Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие более эффективно сосредотачиваются днем ​​или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?» может помочь вам определить лучшее время суток.) ​​

Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств

Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными и аварийными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить — как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать поздно.)

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю и получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет сложно предсказать, но если оставить в своем расписании немного свободного места, это даст вам гибкость, необходимую для перегруппировки задач и реагирования на важные проблемы по мере их возникновения.

Шаг 5: Назначьте дополнительное время

Место, которое вы оставили в вашем планировщике, — это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели , оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.

Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность

Если к тому времени, когда вы достигнете пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам два, три и четыре и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы. . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.

Один из наиболее важных способов добиться успеха — это максимизировать прибыль. вы можете достичь своего. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав другим людям, аутсорсинг ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.

Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам, возможно, придется пересмотреть ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи .Используйте свой недавно составленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!

Ключевые моменты

Планирование — это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.

Чтобы подготовить расписание, выполните следующие шесть шагов:

1. Определите время, которое у вас есть.
2. Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнять, чтобы добиться успеха в своей работе.
3. Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» мероприятия.
4. Заблокируйте соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
5. Запланируйте мероприятия, которые соответствуют вашим приоритетам и личным целям, на оставшееся время.
6. Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.

Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому — в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.

Скачать лист

5 полезных стратегий для планирования дня

Планирование дня — это то, о чем большинство из нас не задумывается. Да, у нас есть приблизительное представление о том, чем мы хотим заниматься в течение дня, но у большинства из нас нет ничего должным образом запланированного на бумаге или в приложении.

Это наша огромная слабость, потому что планирование дня заранее — одна из самых важных вещей, которые вы должны делать каждый день.

Когда возникает вопрос «Как спланировать свой день?», Вы действительно не можете полагаться только на одну стратегию, чтобы волшебным образом спланировать каждый аспект своего времени, вам нужно иметь несколько стратегий.

В этой статье мы собираемся поговорить о различных стратегиях, которые были опробованы и проверены различными источниками по всей организационной парадигме, и они извлекли из них пользу.

Рассмотрим 6 из них подробнее.

5 полезных советов по планированию дня

Вот список советов, о которых мы поговорим в этой статье.

1. Ежедневно составляйте план

Планирование дня — это не то занятие, которое можно полностью решить за один день. Это требует времени и множества различных итераций, прежде чем вы сделаете это правильно.

Вот почему нужно записывать свои мысли; вам нужно описать все идеи и делать это каждый день.

Составление дневных планов также является важной стратегией для улучшения вашего управления временем. Как? Что ж, когда вы записываете все свои идеи каждый день, это освобождает ваш разум, чтобы думать о других важных вещах в вашей жизни, и не тратить время на размышления об этих идеях снова и снова.

Лучший способ сделать этот процесс хранения мыслей — использовать приложение для создания заметок или инструмент планирования, который поможет вам спланировать свои мысли и составить реальный план проведения дня.

Вот список различных приложений для заметок и планирования, которые помогут вам в этом процессе.

2. Выбирайте определенное время, чтобы планировать свой день

Когда вы делаете что-либо в определенное время в течение недели, месяца или даже года, вы создаете привычку. Когда эти привычки находят хорошее применение, вы можете создать для себя своего рода маршрут, который поможет вам не сбиться с пути, когда вы падаете с рельсов.

Вот почему вам нужно сделать этот процесс планирования привычкой. Когда вы сделаете это привычкой, вы сможете планировать более эффективно и плавно, независимо от того, насколько вы отвлечены или устали в любой конкретный день.

Хороший пример привычки планировать — планировать свой следующий день на ночь. Почему? Потому что ночью у вас будет полная информация обо всех возможных отвлечениях, которые потенциально могут сбить вас с пути на следующий день, и вы можете планировать их вокруг.

Это просто пример, а не закон делать это ночью, потому что не у всех одинаковый распорядок дня. Вам просто нужно найти конкретную продолжительность, в течение которой вы свободны каждый день, и отметить это время, чтобы спланировать свой день.

Чтобы поддерживать этот процесс и следить за своей привычкой каждый день, вы можете использовать различные приложения для отслеживания привычек, которые помогут вам не сбиться с пути.

3. Один ежедневный приоритет

Чтобы сделать ваш день немного увлекательным, у вас всегда должно быть одно приоритетное действие, которое вы должны выполнять прежде всего.Вам нужно тренировать свой ум таким образом, чтобы он волновался всякий раз, когда вы думаете об этом занятии.

По данным авторов бестселлеров New York Times Кнапп и Зерацкий,

«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?» Что вы ответите на этот вопрос? Когда вы оглядываетесь на свой день, какое занятие или достижение вы хотите получить больше всего? Это ваше изюминка.”

Как видите, эта приоритетная задача очень важна для вашего морального духа в течение всего дня, и вам решать, хотите ли вы выполнять это действие в начале дня, чтобы почувствовать себя отдохнувшим, когда вы начинаете свою работу, или когда вы толкаете это занятие до конца, чтобы последнее занятие, которое вы выполняете в этот день, было лучшим.

4. Обдумайте различные идеи и составьте список дел

Мозговой штурм — это потрясающая стратегия для множества разных вещей, но когда вы обдумываете идеи для планирования своего дня, он переводит весь процесс планирования дня на совершенно другой уровень.

Недостаточно просто записать идеи, которые тесно связаны с вашим общим днем, вам также нужно мыслить нестандартно.

Для этого вам нужно составить список дел из всех случайных идей, которые возникают у вас в голове относительно вашего дня. Когда все идеи изложены на бумаге, вы можете потратить время на то, чтобы придать им форму, в которой они могут быть полезны для вас.

Ваш список для мозгового штурма может включать:

• Сроки, которые вы должны соблюдать в отношении работы или личных поручений
• Разные люди, с которыми вам нужно связаться по телефону или электронной почте
• Все дела, которые вам нужно выполнить в этот день
• Различные действия, которые остались незавершенными с предыдущего дня

Не волнуйтесь, вы просто собираетесь провести мозговой штурм по каждому типу идеи и записать ее в свой список, но не каждая запись попадет в ваш план на день.

5. Разделите задачи, которые вы решаете, между жизнью и работой

Следующий шаг после мозгового штурма всех различных идей — разделить их на вашу рабочую и личную жизнь. Не все должно быть связано с работой, вам также необходимо позаботиться о вашей личной жизни.

Подводя итоги:

В конце концов, на планирование нужно многое. Иногда случаются неудачи и неожиданные вещи, которые нарушают планы.